Comment agréger des données dans des feuilles de calcul avec des tableaux croisés dynamiques

Comment agréger des données dans des feuilles de calcul avec des tableaux croisés dynamiques
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Les tableaux croisés dynamiques sont encore un outil peu utilisé aujourd’hui, mais ils se révèlent excellents pour extraire des données de feuilles de calcul complexes et les organiser de manière à les rendre faciles et immédiates à lire.

Vous aurez certainement dû agréger les données présentes dans une feuille de calcul, par example compter le nombre d’occurrences de la même valeur dans une colonne.

Ces problèmes, sans nécessairement avoir à amener les données présentes dans la feuille de calcul dans une base de données (voir Comment importer des données Excel dans une base de données), peuvent être résolus en utilisant ce que l’on appelle tableaux croisés dynamiques.

Un tableau croisé dynamique est un outil d’analyse et de reporting qui permet la création de tableaux récapitulatifs à partir des données présentes dans les cellules du tableur.

Nombreux sont ceux qui considèrent les tableaux croisés dynamiques comme un objet effrayant, à éviter si possible. En réalité les tableaux croisés dynamiques sont à la fois extrêmement puissants et faciles à utiliser, une fois que vous comprenez comment ils fonctionnent.

Chaque tableau croisé dynamique peut décrire un très grand nombre de variables, également appelées caractéristiques ou dimensions d’analyse. Les opérations autorisées sur les champs d’un tableau croisé dynamique
ils sont mathématiquement-statistiques: valeurs de comptage, somme, différence, produit, variance, écart type.

Lorsqu’il s’agit d’une feuille de calcul contenant des milliers de données divisées en lignes et en colonnes, extraire les informations d’intérêt pourrait être tout sauf trivial. En effet, dans le cas de feuilles de calcul plus complexes, il pourrait même être difficile de lire les mêmes données. Par conséquent, les tableaux croisés dynamiques viennent à la rescousse.

Comment créer un tableau croisé dynamique dans la feuille de calcul

Avant de créer un tableau croisé dynamique, nous vous suggérons de vous assurer que vous disposez d’une feuille de calcul bien organisée, avec les en-têtes des différentes colonnes sur la première ligne.

En sélectionnant la zone à utiliser pour générer le tableau croisé dynamique (y compris les en-têtes), la fonction appropriée du tableur doit être appelée: dans le cas de LibreOffice entrez simplement dans le menu insérer Alors choisi Tableau croisé dynamique.

Lorsque la fenêtre illustrée sur la figure apparaît, laissez simplement l’option sélectionnée Sélection actuelle et cliquez sur OK.

LibreOffice présentera un écran avec cinq volets: les quatre dans la partie gauche de la fenêtre seront utilisés pour composer le tableau croisé dynamique en Champs disponibles les en-têtes de colonne sont répertoriés.

Supposons que vous ayez, sur votre feuille de calcul, une liste de dates dans la première colonne, une indication de l’employé de votre entreprise dans la deuxième colonne et le montant dépensé dans la troisième.

Pour comprendre, jour après jour, quels sont les collaborateurs les plus «dépensiers», vous pouvez mettre en place un tableau croisé dynamique: pour continuer, il suffit de sélectionner la zone contenant les données comme vu ci-dessus et, lorsque la fenêtre apparaît Disposition du tableau croisé dynamique, faites glisser l’élément Jour de la liste Champs disponibles dans Champs de ligne est Collaborateur dans les champs de colonne.

De cette manière, la feuille de calcul sera nécessaire pour créer un tableau croisé dynamique qui dans les lignes montre chaque jour de l’activité de l’entreprise tandis que dans les colonnes les noms des collaborateurs.

À ce stade de la boîte Champs de données vous devrez faire glisser l’élément Montant.

Par défaut, à côté de l’entrée Montant, l’élément apparaîtra Somme: cela signifie que les valeurs seront automatiquement ajoutées.

En cliquant sur OK, vous obtiendrez un tableau croisé dynamique avec les indications de toutes les dépenses quotidiennes et les sommations pour chaque employé.

Le tableau croisé dynamique peut ensuite être utilisé pour établir des graphiques et représenter les données extraites du tableur et réorganisées de manière plus attrayante.

En cliquant sur les éléments saisis comme champs de données, vous pouvez demander des comptages, des moyennes, des médianes, des produits, l’extraction des valeurs maximales et minimales, le calcul de l’écart type, etc.

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