Comment utiliser les requêtes SQL dans Excel
Microsoft Excel propose une série d’outils pour filtrer les données et les trier selon vos besoins. Un outil extrêmement puissant comme le tableaux croisés dynamiques il vous permet d’agréger les données dans la feuille de calcul et de réorganiser des documents complexes en extrayant les informations que vous recherchez.
Tableaux croisés dynamiques (Comment agréger des données dans des feuilles de calcul avec des tableaux croisés dynamiques), fonctionnalités Excel pour filtrer et trier les données (Fonctions plus utiles qu’Excel et LibreOffice Calc; Trier et filtrer les données dans une feuille de calcul) et des formules (Feuille de calcul: la puissance des formules ) nous avons parlé à plusieurs reprises dans le passé.
Un tableur n’est pas une base de données mais combien il serait agréable et surtout utile de pouvoir utiliser des requêtes SQL sur la feuille Excel obtenir immédiatement uniquement les lignes et les colonnes qui satisfont aux conditions contenues dans la requête.
Lancer une requête SQL dans Excel est très utile dans de nombreuses situations, en particulier lorsque la feuille de calcul sur laquelle vous devez travailler est très complexe et contient des dizaines de milliers de cellules, toutes remplies, et des données extrêmement inhomogènes.
Ci-dessous nous présentons une méthodologie qui nous permet d’arriver à exécuter des requêtes SQL dans Excel, directement sur les données contenues dans la feuille de calcul.
Avant de commencer, il est judicieux de vérifier que la feuille de calcul sur laquelle vous comptez travailler est stockée au format XLSX ou XLS. De plus, il est préférable que chacune des feuilles qui la composent ait un nom composé de quelques caractères.
Le nom de chaque feuille peut être utilisé dans les requêtes SQL pour faire référence à son contenu et, par exemple, faire des jointures: chaque feuille, en fait, sera considérée comme une table d’une base de données.
Exécuter des requêtes SQL sur des feuilles de calcul Excel: la procédure en pratique
Pour lancer une requête SQL sur une feuille Excel, nous vous suggérons de suivre quelques étapes simples:
1) Ouvrez un document vierge dans Excel et sélectionnez la première cellule en haut à gauche (A1).
2) Cliquez sur le menu Données puis sur le bouton Connexions existantes.
3) Lorsque la fenêtre apparaît Connexions existantes cliquez sur le bouton Parcourir et choisissez le fichier XLSX ou XLS qui vous intéresse.
4) Choisissez ensuite la ou les tables à utiliser dans les requêtes SQL. Habituellement la boîte La première ligne de données contient les en-têtes de colonne doit être laissé coché.
5) Sélectionnez l’option Dans une table et indiquez où les données de la feuille de calcul sélectionnée doivent être automatiquement insérées. Dans le cas d’une feuille vierge, vous pouvez la laisser = $ A $ 1.
6) Après avoir importé les données, vous devrez cliquer sur le bouton Propriété contenu dans le menu principal d’Excel.
7) Dans la fenêtre Propriétés des données externes vous devrez cliquer sur le petit bouton à droite du nom de la feuille (dans l’exemple ÉLECTEURS).
8) Avec un clic sur l’onglet Définition, vous pouvez enfin accéder à la boîte où vous pouvez saisir une requête SQL et effectuer tout type d’opération sur les données qui viennent d’être importées.
9) Pour continuer, cliquez simplement sur le menu Type de commande et choisissez l’article SQL. À ce stade, dans l’encadré ci-dessous (Texte de la commande), vous pouvez saisir la requête SQL à exécuter sur le contenu de la feuille de calcul.
10) Un exemple pratique: dans notre cas, nous avons saisi la requête SQL SÉLECTIONNER * DE [VOTI$] OÙ [EMAIL] COMME ‘% gmail.com’ pour sélectionner toutes les lignes Excel qui dans la colonne EMAIL contiennent un texte qui se termine par « gmail.com ». En fait, par conséquent, Excel sélectionnera toutes les lignes faisant référence aux adresses e-mail Gmail.
La beauté est que vous pouvez utiliser la syntaxe SQL standard pour sélectionner le contenu de chaque feuille de calcul. Les noms des feuilles et des colonnes doivent être placés entre crochets et, en fait, chaque ligne de la feuille de calcul sera considérée comme un enregistrement en soi.
Vous pouvez trouver plus d’informations sur la syntaxe SQL qui peut être utilisée à cette adresse.
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