Word en ligne: comment ça marche. Caractéristiques et différences avec le programme
Pour ouvrir, modifier et collaborer sur des documents Word en temps réel il n’est pas strictement nécessaire d’installer la suite Microsoft Office ou LibreOffice localement.
Bien entendu, les fonctionnalités mises à disposition par les deux logiciels sont vastes et répondent à tous les besoins sauf à l’utilisation de Word en ligne il ne doit pas être sous-estimé.
Accessible en cliquant sur ce lien après vous être connecté avec un compte utilisateur Microsoft, vous pouvez ouvrir n’importe quel document Microsoft Word et le traiter en utilisant uniquement le navigateur.
Principales différences entre Word en ligne et le programme installé localement
La principale différence entre Word en ligne et les versions traditionnelles consiste dans le fait qu’il s’agit d’une application qui fonctionne comme un navigateur Web et qui gère tous les documents sur le cloud. Les modifications que vous apportez sont également automatiquement enregistrées en ligne sur les serveurs Microsoft et, via la page d’accueil en ligne de Word, vous pouvez obtenir l’historique des documents sur lesquels vous avez travaillé. À l’aide d’un compte d’utilisateur Microsoft pour vous connecter à Windows 10, tous les documents sont téléchargés sur Word en ligne et les modifications appliquées seront synchronisées localement (ainsi que sur tous les autres appareils sur lesquels le même compte Microsoft est configuré) grâce à OneDrive.
Les fichiers édités avec Word en ligne seront donc également trouvés localement en appuyant sur la combinaison de touches Windows + E puis en cliquant sur l’élément OneDrive dans la colonne de gauche.
Dans l’article OneDrive, accédez aux documents de n’importe où et avec n’importe quel appareil, nous avons également clarifié la signification des icônes affichées dans la colonne L’état.Word en ligne permet d’ouvrir et de gérer tous les principaux formats de documents (Office Open XML donc .DOCX, mais aussi OpenDocument comme .ODT), .DOC (Word 97-2003) mais par exemple, il ne peut pas ouvrir les fichiers PDF directement (ce que fait Microsoft Word traditionnel).
Pour ouvrir un PDF avec Word en ligne, nous vous suggérons de convertir avec des outils tels que J’aime le PDF ou SmallPDF (voir Modifier le PDF, les meilleurs outils pour le faire).
Word en ligne affiche ensuite tous les documents en mode d’affichage mise en page d’impression: par exemple, la mise en page Web, le brouillon et la structure ne sont pas présents.
Compris entre «lacunes» de Word en ligne, l’absence de règles et de grilles ainsi que l’incapacité d’ouvrir des documents protégés par mot de passe. Les documents Word qui contiennent une partie du contenu protégé par mot de passe peuvent être affichés mais pas modifiés.
Étant donné que Word Online enregistre automatiquement vos modifications, les versions de document sont gérées et vous pouvez restaurer une version précédente à tout moment. Cependant, l’intervention se déroule non pas depuis l’interface en ligne de Word mais en recourant à celle de OneDrive: il suffit d’aller sur cette page, de rechercher le document Word, de faire un clic droit et enfin de sélectionner Historique des versions.
En cliquant sur la colonne de gauche, vous pouvez « parcourir » les versions précédentes du même fichier.
Les outils de mise en forme du texte et de définition de la mise en page sont ceux connus. Toutefois, les utilisateurs de Word en ligne ne peuvent pas créer de nouveaux styles, mais doivent uniquement utiliser les styles existants.
Là la structure du tableau est entièrement préservée dans Word en ligne mais ne peut pas être modifiée tout comme, par exemple, il n’est pas possible d’intervenir sur la destination d’un lien hypertexte.
Formulaires, textes spéciaux (par ex. L’art des mots), les SmartArt, les équations, l’écriture à la plume (« encre ») sont entièrement prises en charge dans Word en ligne mais l’utilisateur n’a pas le droit de les redimensionner ou de les repositionner.
Word en ligne ne vous permet pas d’ajouter de nouvelles tables des matières ou de nouvelles tables des matières mais de gérer uniquement celles qui peuvent déjà être présentes dans le document.
Enfin, dans Word Online, le macro ils ne fonctionnent pas (et pour certains cela peut être une bonne nouvelle): l’application web vous permet de visualiser la structure mais ils ne s’exécutent jamais.
Comment utiliser Word en ligne
Lorsque vous vous connectez à Word en ligne, vous trouverez une version minimaliste du menu « ruban« qui distingue la version pour les systèmes de bureau.
Les documents peuvent être ouverts avec Word en ligne après leur téléchargement sur OneDrive ou en les stockant, dans Windows 10, dans le dossier OneDrive comme mentionné au début. Vous pouvez maintenant utiliser le menu Fichier ouvert.
Les documents créés avec Word en ligne peuvent être téléchargés au format .DOCX, .ODT ou sous forme de fichiers PDF; vous pouvez également les imprimer directement.
En cliquant sur le bouton Éditer en haut, vous pouvez également activer le mode Révision pour ajouter des commentaires et suggérer des modifications ou gérer le document en lecture seule.
Les en-têtes et pieds de page peuvent être gérés avec Word en ligne en cliquant sur le bouton approprié dans la section insérer menu. Ces informations, même ajoutées au document, ne seront pas affichées «en ligne». Par exemple, en exportant le document au format PDF, les en-têtes et pieds de page apparaîtront immédiatement.
Enfin, il est important de souligner que Word Online n’intègre pas l’option permettant d’incorporer des polices de caractères dans le document. L’application Web vous permet d’utiliser n’importe quelle police OTF et TTF installée sur le système local, mais l’incorpore dans le document: les autres utilisateurs qui ouvrent le même document Word sur différents appareils peuvent ne pas voir la mise en page correcte apparaître.
Nous en avons parlé dans l’article Polices ou polices pour les documents Word et PDF.
Cela vaut la peine de cliquer sur l’élément de menu Composants supplémentaires qui vous permet d’étendre les fonctionnalités de Word en ligne avec l’installation éventuelle d’add-ons réalisés par des tiers.
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