Microsoft Flow: qu’est-ce que c’est et comment automatiser les flux de travail
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L’un des problèmes auxquels sont le plus souvent confrontés les professionnels et les techniciens des petites et moyennes entreprises concerne l’utilisation de services qui ne communiquent pas entre eux et ne sont donc pas en mesure de partager des données.
Microsoft Flow est un service qui vous permet de automatiser certains flux de travail en établissant des points de connexion entre des services qui ne pourraient normalement pas se parler.
Flow vous permet d’effectuer automatiquement des opérations qui devraient être effectuées à l’aide d’une approche manuelle et d’effectuer facilement des interventions qui exigeraient généralement un effort important.
Le service mis à disposition (même gratuitement) par Microsoft vous permet d’interfacer des plateformes telles que Dropbox, Dynamics 365, Gmail, Google Calendar, Office 365 Outlook, Outlook.com, OneDrive, OneDrive for Business, SharePoint, Twitter, flux RSS, Basecamp , Campfire, Blogger, Box, Buffer, DocuSign, Facebook, GitHub, les différents composants de la plateforme cloud Microsoft Azure, serveurs FTP et SFTP, sites HTTP / HTTPS, Freshdesk, Freshservice, Instagram, Mailchimp, Microsoft Teams, OneNote, Microsoft Forms , Pinterest, Vimeo, WordPress, Project, Salesforce, SurveyMonkey, Word, Excel, Bitly, Google Drive, Google Sheets, Disqus, PowerApps, Power BI, Slack, PostgreSQL, Windows Defender et bien d’autres.
Flow vous permet de créer des workflows pour collecter des données et plus encore en choisissant des services cloud et non communicants mutuel.
Comme, comment IFTTT (acronyme de si ceci, alors que), Flow réagit également à l’occurrence d’événements indiqués par l’utilisateur.
Comparé à IFTTT, Flow convient à un usage plus distinctement professionnel tandis que IFTTT est plus adapté au monde de l’Internet des objets (IoT): voir Maison intelligente: certains appareils pour gérer à distance la maison ou même le bureau.
Si, par exemple, vous souhaitez allumer les lumières en publiant un message sur Slack, IFTTT est probablement votre meilleur choix, tandis que si vous souhaitez mettre à jour une liste SharePoint chaque fois que quelqu’un répond à une enquête, Flow est certainement mieux adapté pour le être utilisé, par exemple, pour définir l’envoi d’un e-mail chaque fois qu’un collaborateur modifie un fichier stocké sur OneDrive ou Dropbox ou pour l’envoi automatique de notifications et de messages d’alerte en fonction du traitement effectué avec Microsoft Power BI: Créer des graphiques interactifs et des rapports d’Excel, de bases de données et de toute source de données.
Avec Flow, vous pouvez préparer trois types de flux différents:
– Automatique. Pour initier les opérations requises lorsqu’un événement survient, comme l’arrivée d’un email ou la modification d’un fichier.
– Manuels. Les flux sont activés en appuyant sur un bouton.
– Programmé. Le flux s’exécute automatiquement à la date et à l’heure spécifiées, une fois ou de manière récurrente.
Il faut dire que tous les connecteurs n’existent pas non plus déclencheur, c’est-à-dire les événements qui déclenchent le début du flux à la fois Actions, c’est-à-dire les opérations effectuées à la suite d’un événement déclencheur.
Dans le cas de Google Drive, par exemple, la carte Actions est riche alors que Déclencheur il est actuellement complètement vide.
Les techniciens Microsoft ajoutent souvent de nouveaux mécanismes dans Flow pour faciliter l’interconnexion entre les services.
Si IFTTT est totalement gratuit, Flow peut être utilisé sur la base de trois profils différents (comme expliqué à cette adresse): celui libre il vous permet de créer un nombre illimité de flux qui, cependant, peuvent être exécutés au maximum 750 fois par mois. De plus, les vérifications des réglages peuvent être effectuées au maximum toutes les 15 minutes.
Le plan payant de 5 $ par mois offre jusqu’à 4500 exécutions mensuelles et permet des vérifications toutes les 3 minutes (vous aurez également la possibilité d’utiliser certains connecteurs prime comme Mailchimp et Salesforce).
Le plan payant de 15 $ / mois offre jusqu’à 15 000 exécutions mensuelles et des chèques d’une minute.
Envoyer un e-mail lorsqu’un fichier est modifié sur OneDrive
Supposons que vous souhaitiez recevoir un e-mail chaque fois qu’un membre de votre équipe modifie un fichier stocké sur OneDrive.
La procédure est très simple: il suffit d’aller à cette adresse, de cliquer sur Flux personnels, associez Flow à votre compte Microsoft (une référence à PowerApps et Flow apparaîtra ici) puis vers le haut Nouveau, créer à partir de zéro.
En cliquant à nouveau sur Créer à partir de zéro, vous pouvez choisir l’icône OneDrive d’où l’événement déclencheur « Lorsqu’un« .
Flow vous demandera de spécifier le dossier OneDrive à surveiller. A la fin de la sélection, il suffit de choisir Nouvelle étape.
À ce stade, vous pouvez choisir le service avec lequel vous souhaitez envoyer l’e-mail, par exemple Outlook.com.
Une fois que vous avez autorisé l’accès au service de messagerie, tel que Outlook.com, les étapes suivantes seront simples.
En cliquant sur les différents champs qui constitueront l’email que Flow devra envoyer, une boîte avec la carte apparaîtra à droite Contenu dynamique présélectionné.
En agissant dessus, vous pouvez insérer, au sein de l’email, les différents «espaces réservés» pour afficher les informations relatives aux fichiers modifiés sur OneDrive.
Avec un clic sur Expression, il est possible d’effectuer des traitements plus ou moins complexes sur les données précédemment tirées.
Une fois que vous avez créé votre flux personnalisé, vous pouvez d’abord le tester pour vérifier qu’il fonctionne correctement, puis planifier son exécution.
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