Google Docs: les astuces pour l’utiliser au mieux
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Douze astuces pour tirer le meilleur parti de Google Docs, le traitement de texte qui fonctionne entièrement à partir d’un navigateur Web sans installer de composant logiciel supplémentaire.
Google Docs est sans aucun doute l’un des meilleurs outils disponibles en ligne pour créer et éditer des documents. Comme les autres composants de la suite en ligne de Google, aussi Documents, ou alors Google Docs en anglais, il apporte de nombreux avantages.
Tout d’abord, Google Documents enregistre en permanence votre travail: chaque fois que vous tapez une clé ou que vous modifiez le document, l’intervention est immédiatement enregistrée. Si votre système tombe en panne ou que l’alimentation électrique tombe en panne (par exemple sur les systèmes de bureau dans des contextes où une alimentation sans coupure ou un onduleur n’est pas utilisé), accédez simplement à Google Docs à partir de n’importe quel appareil pour trouver le fichier sur lequel vous travailliez. vous l’avez laissé.
Google Docs peut être utilisé à partir d’un navigateur Web et peut être utilisé sans installer de composants supplémentaires. De plus, il a été créé pour faciliter l’édition en temps réel de documents en partageant des fichiers avec d’autres personnes.
En un clic sur le menu Déposer puis sur Historique des versions, voir l’historique des versions, vous pouvez accéder à une fenêtre contenant la liste complète de toutes les révisions du document.
La colonne de droite montre les versions du document avec la date et l’heure de la modification ainsi que le nom de l’utilisateur qui est intervenu sur le contenu du fichier.
Trucs et secrets pour mieux utiliser Google Docs
1) Utilisez Google Docs hors ligne et transformez-le en une application autonome
Tout le monde ne sait pas que Google Docs peut toujours être utilisé à partir d’un navigateur Web en mode hors ligne, donc même en l’absence de connexion Internet. En fait, il suffit d’accéder à la page d’accueil de Google Drive, de cliquer sur l’icône représentant un petit engrenage, de choisir Paramètres puis activez la boîte Google Docs, Sheets, Slides et Dessins sur cet ordinateur afin que vous puissiez les modifier hors connexion.
Évidemment, si la connexion réseau n’est pas disponible, les modifications apportées au document ne peuvent pas être enregistrées automatiquement. Ils le seront dès que l’appareil utilisé sera à nouveau connecté à Internet.
Pour plus d’informations, vous pouvez vous référer à notre article Utiliser les documents Google, Drive et Gmail hors ligne qui explique comment utiliser tous les outils mis à disposition par Google en mode hors ligne.
Pas seulement. En utilisant l’astuce illustrée dans l’article Comment ajouter Gmail au bureau, il est possible de rendre Google Docs disponible depuis la barre des tâches Windows, dans une fenêtre séparée et sans les graphiques du navigateur Web.
2) Créez rapidement un nouveau fichier à partir de la barre d’adresse du navigateur
Pour inviter Google Docs à créer rapidement un nouveau document vierge, vous pouvez taper doc.new dans la barre d’adresse du navigateur.
Pour en savoir plus, lisez notre article Google Docs: Comment créer rapidement un nouveau fichier.
3) Dicter des textes à l’aide de commandes vocales
Google Docs peut compter sur l’excellent moteur de reconnaissance vocale développé par les techniciens de la société Mountain View.
En accédant au menu Outils puis en sélectionnant l’élément Saisie vocale vous pouvez dicter le texte à écrire: Google Docs reconnaîtra le discours et le transformera en texte modifiable.
Dans l’article Reconnaissance vocale, comme dicter des textes sans rien installer nous avons analysé en détail le fonctionnement de l’outil de reconnaissance vocale intégré à Google Docs. Dicter des textes, même longs et complexes, ne sera plus un problème et peut être fait directement à l’aide du microphone du PC.
Le moteur sur lequel repose Google Docs vous permet d’utiliser des commandes telles que point, virgule est Point d’interrogation ainsi que toutes les instructions vocales utiles pour formater le texte selon vos besoins.
La liste des commandes vocales qui peuvent être utilisées pour écrire le document sans jamais mettre la main sur le clavier sont rassemblées dans cette page de support.
Nous suggérons de vérifier ce qui est indiqué dans la correspondance avec les sections Ajouter la ponctuation est Étape 3: utiliser les commandes vocales.
Le mécanisme de reconnaissance vocale de Google Docs est utile chaque fois qu’un enregistrement ou une piste audio doit être transformé en texte modifiable. Il suffira de démarrer le Saisie vocale comme vu précédemment puis appuyez sur la touche Jouer. Le contenu du fichier vocal ou de l’enregistrement audio sera détecté sous forme de texte, automatiquement inséré dans le document.
Pour effectuer la reconnaissance vocale et lancer la prochaine reconnaissance de texte de manière plus professionnelle (en obtenant un parole-texte plus précis), nous vous suggérons de lire l’article Convertir l’audio en texte sans rien installer.
4) Demander l’insertion automatique de phrases précises
Il nous arrive souvent d’insérer des éléments à l’intérieur du document avec Google Docs. En cliquant sur le menu Outils puis en choisissant Préférences, vous pouvez indiquer des « espaces réservés » personnalisés qui, une fois insérés dans le document, vous permettront d’ajouter automatiquement ce qui est affiché à droite, sous la colonne Avec.
Taper par exemple (c), Google Docs insère automatiquement le symbole du droit d’auteur mais il est évidemment possible d’indiquer des raccourcis personnalisés.
5) Déplacer rapidement du texte dans Google Docs
Pour déplacer une portion de texte, comme un mot, une phrase ou un paragraphe entier, il suffit de faire une sélection, puis de démarrer une opération de glisser-déposer avec la souris, en maintenant le bouton gauche enfoncé.
Maintenir simultanément les touches enfoncées MAJ + ALT et à l’aide des touches fléchées, vous pouvez déplacer rapidement le texte vers le haut ou vers le bas dans le document.
Ce sont d’excellents moyens d’éviter d’avoir à travailler avec la tradition copier et coller.
6) Changer la taille du texte
En sélectionnant le texte à modifier et en appuyant sur la combinaison de touches CTRL + MAJ donc « virgule » ou « point », il est possible de diminuer ou d’augmenter la taille du texte sans modifier la police de caractères choisie.
7) Copiez le texte avec beaucoup de mise en forme
En cliquant sur un paragraphe dans le texte d’un document Google Docs en sélectionnant l’icône Peintre de format en haut à gauche de la barre d’outils, vous pouvez copier la mise en forme utilisée pour le texte. Avec un clic ailleurs dans le document, le même formatage sera automatiquement récupéré et réutilisé.
8) Coller le texte sans mise en forme
Supposons que vous ayez copié en mémoire (CTRL + C) tout texte, éventuellement en combinaison avec des images.
Utilisation de la combinaison de touches CTRL + MAJ + V, commun à de nombreux autres traitements de texte, il est possible de coller le texte en supprimant automatiquement toute information liée à sa mise en forme (donc sans surlignages, polices de caractères, images, …).
Voir aussi l’article Coller du texte sans mise en forme: voici comment procéder.
9) Ajoutez plus de polices de polices à la liste des polices disponibles et accédez à la galerie de modèles
Google Docs peut accéder à un nombre infini de sources de polices. Pour ajouter d’autres polices à la liste de celles déjà disponibles, il suffit de cliquer sur le menu déroulant pour choisir la police puis sur Autres personnages.
D’un simple clic sur les polices Google, elles seront ajoutées à la liste affichée à droite et peuvent désormais être utilisées dans n’importe quel document.
Ne sous-estimez pas les modèles de documents accessibles depuis la galerie: ils offrent des idées intéressantes pour créer des documents efficaces sans perdre trop de temps dans la mise en forme.
dix) Reconnaître le texte dans les images (OCR)
En ouvrant un fichier PDF contenant des images numérisées (comme du texte de livres et de documents papier), Google Docs peut effectuer une reconnaissance optique des caractères.
Très intéressante est la possibilité de prendre une photo d’un document papier avec l’appareil photo du smartphone, de l’ajouter à Google Keep, de démarrer l’OCR intégré puis de traiter le texte reconnu avec Google Docs.
Dans l’article Google Keep: pour gérer les rappels et les notes, avec l’OCR et la reconnaissance vocale dédiée à l’application Google Keep nous avons vu comment reconnaître le texte contenu dans une image en utilisant uniquement le smartphone.
Depuis Google Docs, il vous suffit de cliquer sur l’icône Garder dans la colonne de droite pour importer le texte précédemment soumis à la reconnaissance optique de caractères.
Pour l’édition de PDF et l’OCR sur leur contenu, nous vous suggérons d’utiliser d’autres outils, comme expliqué dans l’article Modifier un PDF, les meilleurs outils pour le faire.
11) Rechercher des fonctionnalités dans Google Docs
En appuyant sur la combinaison de touches ALT + / (la barre sur laquelle appuyer est celle au-dessus du pavé numérique) et en tapant la fonction que vous recherchez, vous pouvez trouver de nombreux outils Google Docs utiles.
Taper par exemple majuscule, vous découvrirez l’existence de la commande MAJUSCULE, utile pour mettre en majuscule tout le texte précédemment sélectionné.
12) Partager un document publiquement
Pour vous assurer que les autres utilisateurs, même s’ils n’ont pas de compte Google, peuvent consulter et éventuellement modifier un document, il suffit de cliquer sur le menu Déposer puis sur Publier sur le Web et enfin sur le bouton Publique.
Vous obtiendrez une URL qui doit être partagée, par exemple via un e-mail ou un logiciel de messagerie instantanée, avec tous les utilisateurs autorisés à consulter le document.
Revenir au même menu puis cliquer sur Arrêter de publier, le document ne sera plus accessible.
Pour réaliser un véritable partage, donc pour permettre à des tiers de modifier le document, cliquez sur partager en haut à droite, cliquez sur Obtenez un lien partageable, choisir Peut changer à la place de peut voir (l’alternative est peut commenter).
Après avoir copié l’URL, vous pouvez la transmettre à vos collaborateurs, même s’ils n’ont pas de compte Google.
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