Feuille de calcul en tant que base de données: que sont les fonctions de requête
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Toute personne disposant d’un compte Google peut l’utiliser gratuitement Feuilles.
Google Sheets est une feuille de calcul puissante qui fait partie intégrante de la suite bureautique entièrement basée sur le cloud. Nous avons présenté ses principales fonctionnalités dans l’article Google Sheets: Guide des principales fonctionnalités.
Un outil très utile mais encore peu connu de Google Sheets est le fonction de requête: ils vous permettent de interagir avec n’importe quelle feuille de calcul comme s’il s’agissait d’une base de données.
Pour preuve, la syntaxe de la fonction de requête de Google Sheets est très similaire à celle de SQL et est résumée dans ce document d’assistance.
Comme vous pouvez le voir, vous pouvez « interroger » une feuille de calcul en extrayant les données dont vous avez besoin à l’aide de requêtes SÉLECTIONNER pour ensuite utiliser OÙ, par exemple, afin de spécifier des critères de sélection de données.
Il n’est évidemment pas nécessaire d’utiliser toutes les différentes clauses pour construire votre propre fonction de requête à utiliser avec Google Sheets mais il est important de suivre l’ordre indiqué dans le tableau (à partir de SÉLECTIONNER descendre).
Documentation Google (reportez-vous à la colonne de droite en cliquant sur Clauses linguistiques) fournit toutes les informations sur la syntaxe utilisable.
Dans la fonction de requête de Google Sheets, vous pouvez également utiliser des fonctions d’agrégation (c’est-à-dire somme, moyenne, décompte, valeur maximale, valeur minimale), des fonctions scalaires (année, mois, jour, heure, minutes, secondes, millisecondes, jour de la semaine, heure du système , différence entre les dates, conversion des chaînes en majuscules ou minuscules, …) et opérateurs arithmétiques. Les lignes de la feuille de calcul sont les enregistrements de la base de données, les colonnes sont similaires aux champs individuels de la base de données. Grâce à une syntaxe tout à fait simple, vous pouvez ainsi extraire très rapidement les données dont vous avez besoin d’une ou plusieurs feuilles de calcul (éventuellement en les combinant) en les transformant en informations utiles pour votre entreprise ou votre profession.
Comment utiliser les fonctions de requête dans Google Sheets
Supposons que vous ayez une feuille de calcul contenant beaucoup de données organisées en colonnes identifiées par leurs en-têtes respectifs.
L’ouverture de ce document avec Google Sheets créera une nouvelle feuille de calcul en cliquant sur le bouton «+» en bas à gauche.
La feuille de calcul Données contient les informations à traiter avec la fonction de requête; la nouvelle feuille créée le plus à droite (dans ce cas appelée Signaler) hébergera les résultats de la fonction de requête.
Dactylographie = requête dans le champ de fonction immédiatement sous les menus Google Sheets, vous pouvez sélectionner dans la première feuille de calcul (Données, dans ce cas) toutes les colonnes qui doivent faire partie du traitement et utilisées comme base de données pour les requêtes.
En sélectionnant les différentes colonnes, Google Sheets rapportera dans la fonction de requête la plage de colonnes qui sera prise en compte. Ensuite, en tapant un point-virgule (;) dans la fonction de requête, vous pouvez spécifier le SELECT réel.
Prenons cette feuille de calcul comme exemple.
En tapant ce qui suit, dans la feuille de calcul Signaler, vous n’obtiendrez le contenu que des colonnes A, B, C, J et L. Google Sheets ne sélectionnera cependant que les lignes (un peu comme les enregistrements d’une base de données) dans lesquelles la colonne L (Profit) vaut plus de 10000 $:
= requête (Données! A: P; « SELECT A, B, C, J, L WHERE L> 10000 », 1)
Le dernier chiffre (1) vous permet de spécifier le nombre de lignes d’en-tête. Utilisant -1 Google Sheets identifiera automatiquement les en-têtes, mais en spécifiant correctement la valeur, vous serez plus sûr qu’aucune erreur n’est commise.
Revenir à la cellule A1 de la feuille de calcul Signaler, puis essayez de modifier la fonction de requête comme suit:
= requête (Données! A: P; « SELECT A, SUM (J), SUM (L) WHERE P = ‘2014’ GROUP BY A »; 1)
Comme vous pouvez le voir, en utilisant une syntaxe Semblable à SQL, cette fois, nous avons demandé à Google Sheets d’utiliser les fonctions d’agrégation « somme » (SOMME ()) pour ajouter les ventes (colonne J) et les bénéfices (L).
Les données obtenues à partir des deux sommes sont regroupées sur la base de la valeur de la colonne A (Segment): de cette manière, nous obtenons les valeurs totales des ventes et des bénéfices pour chaque segment individuel de l’entreprise.
La sélection est alors limitée à l’année 2014, comme spécifié avec la clause (O P = ‘2014’). En fait, cette clause vous permet de sélectionner uniquement et uniquement les lignes qui dans la colonne P (An) rapport 2014.
Les valeurs obtenues peuvent être normalisées à l’aide du bouton Autres formats à partir de la barre d’outils Google Sheets ou en utilisant FORMAT directement au niveau de la fonction au niveau de la requête.
Si nous voulions obtenir instantanément la somme des ventes divisée non seulement par segment mais également par pays, utilisez simplement la clause pivot (la colonne B du tableur contient l’indication du pays de référence):
= requête (Data! A: P; « SELECT A, SUM (J) WHERE P = ‘2014’ GROUP BY A PIVOT B »; 1)
Pour obtenir la liste des pays dans lesquels les segments individuels de l’entreprise se sont le plus vendus, vous pouvez utiliser la fonction de requête suivante:
= requête (Data! A: P; « SELECT A, B, SUM (J) WHERE P = ‘2014’ GROUP BY A, B ORDER BY SUM (J) DESC, A »; 1)
Comme on peut le voir, la clause COMMANDÉ PAR trie la somme des valeurs de vente de manière à les afficher par ordre décroissant et le regroupement est effectué pour les colonnes A et B (GROUPE PAR A, B) ou segment et pays.
Ajout également ÉTIQUETER Vous pouvez attribuer de nouveaux en-têtes personnalisés aux différentes colonnes, y compris celles résultant d’un traitement ultérieur:
= query (Data! A: P; « SELECT A, B, SUM (J) WHERE P = ‘2014’ GROUP BY A, B ORDER BY SUM (J) DESC, A LABEL A ‘Segment’, B ‘Country’, SUM (J) ‘Ventes’ « ; 1)
Utilisation des opérateurs si nécessaire ET est OU ALORS vous pouvez créer des fonctions de requête encore plus avancées et créer l’équivalent des requêtes SQL JOIN. En effet, Google Sheets permet non seulement d’accéder aux données des colonnes présentes dans la même feuille de calcul mais aussi d’insérer des références directes à d’autres fichiers. La différence importante est que dans ce second cas, au sein de la fonction de requête de Google Sheets, il faut veiller à utiliser les numéros de colonne et non les lettres correspondantes (Col1, Col2, Col3, …).
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