Excel: astuces pour mieux utiliser les feuilles de calcul
Au fil du temps, nous avons publié plusieurs articles entièrement consacrés au fonctionnement de Microsoft Excel.
Ci-dessous, nous présentons ce que nous pensons être quelques-unes des meilleures astuces pour travailler sans difficulté sur des feuilles de calcul Excel et extraire des informations à partir de données souvent mal organisées et insuffisamment structurées.
Pour toutes les suggestions, nous avons utilisé une feuille de calcul Excel 2016 comme base, mais la plupart des indications s’appliquent également sans problème aux versions précédentes du logiciel Microsoft.
1) Excel et LibreOffice: comment se déplacer au début et à la fin des lignes et des colonnes
Les indications les plus utiles sont peut-être celles présentées dans cet article. Lorsqu’on doit travailler sur une feuille de calcul contenant des centaines de colonnes et des milliers de lignes, il est difficile de se déplacer dans différentes directions et de passer rapidement d’un bout à l’autre du fichier. Voici la solution.
2) Rechercher et remplacer par Excel et LibreOffice Calc
Il arrive souvent que vous deviez rechercher toutes les occurrences de la même chaîne (ou des variantes de celle-ci) dans une feuille de calcul et appliquer une série de modifications. Voyons comment utiliser Trouver et remplacer sur une feuille de calcul contenant des données caractérisées par une structure qui n’est pas parfaitement homogène.
3) Excel et LibreOffice: rechercher du texte dans une colonne avec RECHERCHEV
Toujours côté recherche, nous présentons une fonction qui aide beaucoup à identifier les valeurs d’intérêt dans les différentes colonnes du tableur.
4) Excel: comment trouver les entrées qui se trouvent dans une colonne mais pas dans l’autre
Si vous avez affaire à des listes constituées de milliers d’éléments, en utilisant Excel, il est par exemple possible d’obtenir la liste des objets qui sont dans une liste mais pas dans l’autre.
5) Fonctions plus utiles d’Excel et de LibreOffice Calc
Quelles sont les fonctions les plus utiles d’Excel et de LibreOffice Calc et comment les utiliser dans votre travail.
6) Excel: comment utiliser la fonction FREQUENCE
Un autre guide sur une fonction très utile qui permet d’établir la distribution d’un ensemble de valeurs dans des plages prédéfinies.
7) Comment imprimer des étiquettes à partir d’Excel
Un guide d’utilisation de la fonctionnalité appelée « fusion et publipostage ». Pour imprimer directement sur les étiquettes à partir d’une liste d’adresses enregistrée sous forme de tableur Excel.
8) Tableau croisé dynamique, ce que c’est et comment utiliser les fonctions avancées d’Excel
Véritable «arme secrète» pour ceux qui utilisent les feuilles de calcul à des fins professionnelles, les tableaux croisés dynamiques permettent de créer des ponts entre les différents tableurs et de modeler les modèles de données également utiles pour un affichage correct des informations.
9) Créez des graphiques et des rapports interactifs à partir d’Excel, de bases de données et de toute source de données
Comment utiliser un outil Microsoft, principalement gratuit, comme PowerBI pour générer des graphiques et des rapports à partir du contenu de feuilles de calcul Excel. Avec la possibilité de combiner des données provenant de plusieurs sources et d’extraire uniquement les informations utiles, à afficher sous forme de rapport sous forme compacte.
dix) Comment utiliser les requêtes SQL dans Excel
Fonctionnalité intégrée dans Excel que presque personne ne connaît: en fait, peu de gens savent qu’il est possible d’utiliser des requêtes SQL pour extrapoler les données d’intérêt à partir de feuilles de calcul en quelques étapes simples. Les clauses SQL supportées par les logiciels Microsoft ne sont pas toutes mais le fait de pouvoir créer des requêtes basiques peut souvent être certainement utile et permettre un gain concret de temps et d’argent.
11) Astuces Excel pour afficher et imprimer des données
Lors du défilement ou de l’impression de grandes feuilles de calcul Excel, il n’est jamais facile de lire clairement les données. Nous présentons quelques stratégies pour obtenir les données de n’importe quelle feuille de calcul de manière lisible.
12) Calendrier 2020 au format Excel avec jours fériés italiens
Nous expliquons comment Excel et d’autres logiciels similaires peuvent être utilisés pour générer automatiquement un calendrier avec toutes les fêtes nationales surlignées en rouge.
Autres astuces et secrets utiles pour tirer le meilleur parti d’Excel
13) Comment trouver des doublons
Un doublon est quelque chose de étroitement lié au contexte des données qui y sont liées. Les doublons peuvent se produire dans une seule colonne, plusieurs colonnes ou des enregistrements complets.
Pour localiser les doublons avec Excel, vous devez d’abord localiser la zone d’intérêt, sélectionnez le menu Données, choisir Avancée à Filtre donc Copier vers un autre emplacement. Dans la boite Copier vous devez indiquer la zone de la feuille de calcul dans laquelle Excel doit copier les données épurées des doublons; enfin, vous devrez cocher Copie unique des enregistrements.
14) Copier une feuille de calcul ailleurs
Excel dispose d’une fonctionnalité intégrée qui vous permet de copier ou de déplacer des feuilles de calcul non seulement dans le même fichier, mais également sur d’autres fichiers ouverts simultanément.
Pour l’utiliser, il suffit de cliquer sur Domicile puis sur le bouton Format et enfin sur Déplacer ou copier une feuille.
Le menu déroulant Dans le dossier vous permet de copier (cochez la case ci-dessous Faire une copie) la feuille de calcul dans un autre fichier précédemment ouvert. Excel vous permet également de décider de l’ordre des feuilles copiées par rapport à celles déjà présentes.
Vous pouvez également cliquer sur le menu Vue et cliquez sur Tuile dans la section Fenêtre.
Pour copier une feuille de calcul, maintenez simplement la touche enfoncée CTRL et glisser-déposer d’une fenêtre à une autre (sans appuyer sur CTRL la feuille de calcul sera déplacée et non copiée).
Faites bien évidemment attention aux références entre les feuilles de calcul: si elles étaient présentes, les formules risquent de ne pas fonctionner correctement.
15) Effacer rapidement les cellules blanches dans Excel
En appuyant sur la touche F5 la fenêtre apparaîtra dans Excel Aller à.
Ici, en cliquant sur le bouton Spécial et en sélectionnant l’option Cellules vides, vous pouvez supprimer toutes les cellules sans contenu de la feuille de calcul. En cliquant sur OK, Excel mettra en évidence les cellules affectées par l’opération.
En cliquant sur Domicile puis sur le bouton Effacer (encart Cellules) et enfin Supprimer les cellules, la suppression effective aura lieu. Vous pouvez généralement opter pour Déplacer les cellules vers le haut.
16) Créez un menu déroulant dans Excel pour faire plusieurs choix
Les menus déroulants facilitent grandement la saisie des données. Les créer dans une feuille de calcul Excel n’est pas compliqué.
Tout d’abord, vous devez commencer par une liste d’éléments qui composeront les options du menu déroulant. Ensuite, cliquez simplement sur le menu Données et choisissez La validation des données tellement encore La validation des données.
Du menu Permettre tu choisiras Lister sur le terrain Source les lignes ou colonnes contenant les éléments à inclure dans le menu déroulant doivent être indiquées.
En cliquant sur OK, le menu déroulant sera créé et l’utilisateur sera obligé de saisir une seule des valeurs précédemment définies.
Évidemment, la cellule contenant le menu déroulant peut être copiée et collée ailleurs dans la feuille de calcul.
17) Utilisez la fonction RECHERCHEX pour rechercher des éléments dans un tableau ou une plage par ligne
La fonction Excel appelée RECHERCHEX (RECHERCHE X en anglais) est l’un des plus récents mais il est impossible de ne pas en souligner l’utilité.
RECHERCHEX aide à trouver des éléments dans un tableau ou une plage par ligne. Par exemple, vous pouvez rechercher le prix d’une pièce automobile par numéro de pièce ou trouver le nom d’un employé en fonction de son ID d’employé.
La fonction vous permet de rechercher une chaîne dans une colonne et d’obtenir le résultat correspondant dans la même ligne mais dans une autre colonne.
Comme expliqué dans l’article de support Microsoft, RECHERCHEX il n’est pas disponible dans toutes les versions d’Excel.
18) Résultat d’une somme ou d’une moyenne en sélectionnant des cellules
Une astuce très simple pour obtenir la somme ou la moyenne d’un ensemble de valeurs, consiste à effectuer une opération de sélection (mise en évidence des cellules d’intérêt) et de vérifier les valeurs qui apparaissent dans la barre d’état d’Excel, en bas à droite.
Pour sélectionner des cellules non contiguës, comme d’habitude, vous pouvez utiliser la touche CTRL en cliquant avec le bouton gauche de la souris. Le tout sans utiliser de formule.
19) Comment traiter les dernières lignes d’une feuille Excel en constante évolution
Dans Excel, changer la plage des lignes à évaluer à la volée demande du travail mais il est possible de le faire rapidement grâce à la fonction DÉCHETS.
La fonction reçoit en entrée la première cellule de l’ensemble de données à analyser, le nombre de lignes vers le haut ou vers le bas à prendre en compte, le nombre de colonnes à droite / à gauche.
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