Google Docs, les meilleures astuces pour créer et éditer des documents
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Voyons quelques-unes des fonctionnalités de Google Docs encore presque inconnues des utilisateurs aujourd’hui.
Google Docs est l’un des meilleurs outils en ligne pour créer et éditer des documents. Capable d’ouvrir des fichiers au format Microsoft Word, des documents enregistrés au format PDF et de nombreux autres types de fichiers, Google Docs agit comme un véritable traitement de texte en ligne.
Pour l’utiliser, en fait, il est simplement nécessaire d’utiliser un navigateur Web sans être obligé d’installer un logiciel ou des modules complémentaires sur le système local. Comme nous le verrons plus tard, Google Docs est né en tant qu’éditeur collaboratif mais en cas d’absence temporaire de la connexion Internet « il ne passe pas en crise », s’il est correctement configuré pour fonctionner en mode hors ligne.
Quant à la prise en charge des fichiers PDF, Google Docs l’envisage certes mais n’intègre pas actuellement d’éditeur PDF digne de ce nom. À la limite, il y a la possibilité de lancer une reconnaissance de caractères (OCR) sur toutes les images extraites du document PDF (pensez aux pages papier numérisées et enregistrées au format PDF).
Pour l’édition PDF et l’OCR sur leur contenu, nous vous suggérons de chercher ailleurs, par exemple en suivant les conseils donnés dans l’article Editer PDF, les meilleurs outils pour le faire.
Une sélection d’astuces utiles pour bien travailler avec Google Docs
1) Déplacer rapidement du texte dans Google Docs
Pour déplacer une portion de texte, comme un mot, une phrase ou un paragraphe entier, il suffit de faire une sélection, puis de démarrer une opération de glisser-déposer avec la souris, en maintenant le bouton gauche enfoncé.
Maintenir simultanément les touches enfoncées MAJ + ALT et à l’aide des touches fléchées, vous pouvez déplacer rapidement le texte vers le haut ou vers le bas dans le document.
2) Changer rapidement la taille du texte
Après avoir sélectionné le texte souhaité, appuyez simplement sur la combinaison de touches CTRL + MAJ puis « virgule » ou « point » diminue ou, vice versa, augmente la taille du texte sans modifier la police de caractères choisie.
3) Coller du texte dans Google Docs sans mise en forme ou copier la mise en forme utilisée
Également dans le cas de Google Docs, la combinaison de touches CTRL + MAJ + V il est très utile pour coller du texte copié à partir de n’importe quelle source (par exemple à partir d’une page Web) en supprimant toute information relative au formatage.
En utilisant cette combinaison de touches, comme expliqué dans l’article Coller du texte sans mise en forme: voici comment le faire, les images, les tableaux, les surlignages, les italiques, les listes, etc. seront complètement éliminés et vous n’obtiendrez que du texte pur.
En cliquant sur un paragraphe puis en sélectionnant l’icône Peintre de format en haut à gauche de la barre d’outils, vous pouvez copier la mise en forme utilisée pour le texte. Avec un clic ailleurs dans le document, le même formatage sera automatiquement récupéré et réutilisé.
4) Recherchez les fonctionnalités les plus utiles de Google Docs
Peu de gens savent que Google Docs intègre une fonctionnalité pratique qui permet d’identifier en un clin d’œil les outils pour éditer les documents les plus utiles: il suffit d’appuyer sur ALT + / (la barre sur laquelle appuyer est celle au-dessus du pavé numérique) et tapez ce qui vous intéresse.
Supposons, par exemple, de voulez mettre du texte en majuscule: sélectionnez simplement le texte puis, pour rechercher rapidement l’élément correspondant dans les menus de Google Docs, appuyez sur ALT + / et écrire majuscule. En cliquant sur la commande MAJUSCULE, le texte précédemment sélectionné sera remplacé par des majuscules.
5) Activer la reconnaissance vocale dans Google Docs
Le mécanisme parole-texte de Google Docs fonctionne très bien: l’utilisateur n’a pas à installer de modules complémentaires. En accédant au menu Outils puis en sélectionnant l’élément Saisie vocale tu peux littéralement dicter le texte à écrire dans Google Docs qui le reconnaîtra en temps réel.
Dans l’article Reconnaissance vocale, comme dicter des textes sans rien installer nous avons analysé en détail le fonctionnement de l’outil de reconnaissance vocale intégré dans Google Docs. Dicter des textes, même longs et complexes, ne sera plus un problème et peut être fait directement à l’aide du microphone du PC.
Le système de dictée Google Docs vous permet d’utiliser des commandes telles que point, virgule est Point d’interrogation ainsi que toutes les instructions vocales utiles pour formater le texte selon vos besoins. La liste complète des commandes vocales qui peuvent être utilisées pour écrire le document sans jamais mettre la main sur le clavier sont rassemblées dans cette page de support.
Jetez un œil à ce qui est contenu dans les sections Ajouter la ponctuation est Étape 3: utiliser les commandes vocales.
Le mécanisme de reconnaissance vocale de Google Docs est utile chaque fois qu’un enregistrement ou une piste audio doit être transformé en texte modifiable. Il suffira de démarrer le Saisie vocale comme vu précédemment puis appuyez sur la touche Jouer. Le contenu du fichier vocal ou de l’enregistrement audio sera détecté sous forme de texte, automatiquement inséré dans le document.
Pour effectuer la reconnaissance vocale et lancer la prochaine reconnaissance de texte de manière plus professionnelle (en obtenant un parole-texte plus précis), nous vous suggérons de lire l’article Convertir l’audio en texte sans rien installer.
6) Recherchez sans jamais quitter Google Docs
Le bouton Explorer situé dans le coin inférieur droit de l’écran Google Docs, il vous permet de lancer des recherches instantanées parmi vos documents, stockés sur Drive, ainsi que sur le Web.
En recherchant des sujets d’intérêt, vous pourrez recevoir des réponses immédiatement sans être obligé de passer d’un onglet à un autre du navigateur.
La fonctionnalité Explorer il est utile pour rechercher de brèves informations ou des données dont vous ne vous souvenez tout simplement pas. En effet, en cliquant sur les liens renvoyés par la recherche web, un nouvel onglet s’ouvrira dans le navigateur.
Pour limiter la recherche au contenu des documents publiés dans votre compte Google, il vous suffit de cliquer sur Conduire.
7) Ajouter une image de la galerie Google Photos
Google Docs intègre une fonctionnalité très utile pour ceux qui ont l’habitude d’utiliser le service et l’application Google Photos.
En cliquant sur Insérer, Image, Photo, Google Docs affichera tout le contenu de la galerie de photos Google Photos (voir Google Photos, applications pour gérer et sauvegarder vos archives et Google Photos: fonctionnalités pour améliorer les images et créer de nouveaux contenus).
Google Docs vous permet d’éditer et de couper les images insérées dans le document: il suffit de les sélectionner d’un clic puis de sélectionner Image du menu Format.
Vous trouverez ici les outils pour recadrer la zone de l’image d’intérêt, appliquer la recoloration, les transparences, ajuster la luminosité et le contraste (Options d’image).
8) Un dictionnaire à portée de main
En sélectionnant n’importe quel terme inséré dans le document puis en appuyant sur la combinaison de touches CTRL + MAJ + Y, il sera possible de se renseigner sur la signification du mot en surbrillance, de trouver des synonymes et des antonymes.
9) Accédez instantanément à Keep notes
Si vous utilisez souvent Google Keep (voir aussi Publier le bureau avec Windows, comment prendre des notes et des notes), l’une de nos applications préférées, vous pouvez récupérer rapidement le contenu du presse-papiers et le coller dans des documents Google Docs.
Pour continuer, cliquez simplement sur l’icône Keep affichée dans la barre latérale de Google Docs.
dix) Traduire un document entier dans une autre langue
En accédant au menu Outils de Google Docs puis en utilisant la voix Traduire le document il sera possible de créer un nouveau document, automatiquement enregistré dans Drive, contenant la traduction du texte actuellement affiché.
11) Collaborez plus efficacement
Étant une application Web, Google Docs est né en gardant à l’esprit les besoins liés à la collaboration et fournit les outils pour collaborer à plusieurs mains, même simultanément, dans la rédaction d’un document.
En plaçant le pointeur de la souris à l’extrémité droite du document Google Docs, une icône « + » apparaîtra à l’intérieur d’un petit cercle. En cliquant dessus, il est possible d’ajouter un commentaire afin d’attirer l’attention des collaborateurs sur un aspect qui mérite d’être soigneusement pesé.
12) Ouvrez Google Docs dans la fenêtre et utilisez-le également hors ligne comme traitement de texte normal
Les utilisateurs de Chrome peuvent transformer Google Docs en une sorte d’application de bureau avec son icône dans la barre des tâches Windows. La marche à suivre est illustrée dans l’article Comment transformer des applications Web en programmes de bureau et nous l’avions mentionné, par exemple, également dans le cas de Gmail et WhatsApp (astuces WhatsApp: les plus utiles et les moins connues).
Google Docs peut également être utilisé en mode hors connexion, même lorsque la connexion Internet n’est pas disponible: l’avantage est qu’il est possible d’écrire un document ou de le modifier à volonté même lorsque le réseau est temporairement indisponible et de s’assurer qu’il est sauvegardé et synchronisé une fois de nouveau en ligne.
Dans la configuration par défaut, il n’est pas possible de travailler sur un document Google Docs sans connexion Internet (rappelez-vous que le service enregistre le fichier dans Drive à chaque touche enfoncée). Pour activer Google Docs hors ligne, suivez simplement les instructions de notre article Utiliser Google Docs, Drive et Gmail hors connexion.
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Finalement Merci pour votre visite on espère que notre article Google Docs, les meilleures astuces pour créer et éditer des documents
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