Comment utiliser la saisie automatique dans Excel
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Vous pouvez gagner beaucoup de temps en travaillant sur Excel en utilisant la fonction de saisie semi-automatique.
Lorsque nous travaillons dans Excel, nous savons déjà que nous perdrons beaucoup de temps à faire des choses répétitives telles que l’insertion de nombres, de colonnes, de résultats et d’équations nécessaires pour remplir la feuille de calcul. Si nous sommes un débutant avec ce programme puissant, peut-être ne nous sommes-nous pas encore pleinement familiarisés avec la compilation automatique, qui dans de nombreux cas vous permet d’étendre les équations et les calculs à des lignes ou colonnes entières, d’appliquer une formule mathématique à plusieurs cellules et même à formater le texte d’un tableau avec les mêmes caractéristiques que celui choisi au début.
Pour gagner beaucoup de temps et commencer à utiliser la suite Microsoft Office comme un pro dans ce guide, nous allons vous montrer comment utiliser la saisie automatique dans Excel, afin d’accélérer la compilation des cellules et des tableaux en évitant de répéter des étapes fastidieuses et consacrer le temps gagné à la compilation d’autres feuilles de calcul Excel ou à la résolution de problèmes de calcul.
Utiliser la saisie automatique dans Excel
Dans les chapitres suivants, nous vous montrerons comment utiliser au mieux le remplissage automatique d’Excel dans certains scénarios courants qui peuvent être facilement répliqués dans la vie réelle; il nous faudra évidemment adapter les suggestions aux données en notre possession et au type de travail effectué sur le tableur, puisque les exemples présentés sont génériques et uniquement utiles pour comprendre le potentiel de la compilation automatique sur Excel.
Exemples de remplissage automatique dans Excel
Le premier exemple de compilation automatique que nous pouvons appliquer sur Excel est disponible avec jours de la semaine ou mois de l’année. Pour le prouver, il suffit de taper lundi ou alors janvier dans n’importe quelle cellule de la feuille de calcul et faites glisser le coin inférieur droit de la cellule pour recréer le calendrier entier ou les jours de la semaine.
Evidemment, en faisant glisser sur les jours et les mois on obtiendra une redondance, utile pour couvrir plusieurs semaines ou plusieurs années différentes et ainsi insérer toutes les données nécessaires pour couvrir une période de temps plus longue qu’une seule semaine ou une seule année.
Lié à l’exemple précédent est la suggestion de compilation que nous pouvons recevoir avec les dates: en insérant une date précise dans n’importe quelle cellule et en faisant glisser nous pourrons obtenir (en ligne ou en colonne) les dates suivant celle saisie, en tenant compte des mois et / ou jours que nous voulons insérer.
De cette façon, nous pourrons créer des calendriers complets pour fixer les rendez-vous et organiser les données mathématiques à traiter, comme également vu dans notre guide Comment créer un calendrier dans Excel.
Une fois ces exemples simples supprimés, il est temps de passer aux exemples de compilation automatique concernant les calculs et les formules mathématiques; si nous créons par exemple une séquence précise de nombres avec une valeur constante, cette valeur sera répliquée dans toutes les cellules que nous développerons vers le bas ou sur le côté.
En entrant deux nombres avec une séquence précise dans deux cellules et en les sélectionnant, faites simplement défiler vers le bas pour reproduire la séquence; si cela n’est pas possible (une simple copie a lieu) assurez-vous d’ouvrir le menu déroulant dans le coin inférieur droit de la sélection et appuyez sur l’élément Copier le formatage uniquement.
Si nous sommes entrés une formule dans une colonne d’un tableau et nous voulons la répliquer dans toutes les autres colonnes, sélectionnez simplement le résultat d’une seule colonne et faites-le glisser vers la droite, de manière à reproduire la formule ou le calcul mathématique de manière simple.
Ce comportement peut également être étendu aux tableaux, il suffit de faire glisser le coin inférieur droit pour obtenir immédiatement de nouvelles données, obtenues à partir d’Excel en utilisant celles que nous avions déjà créées (même si les données ne sont pas exactes ou ne sont pas ce que nous voulu insérer, nous pourrons répliquer rapidement toutes les formules et ne changer que les nombres).
Excel vous permet également d’utiliser le remplissage automatique pour copier la mise en forme d’un texte dans le tableau, afin de ne pas avoir à changer la police et l’arrière-plan de chaque cellule que nous avons déjà remplie lors de la rédaction du graphique ou des données à insérer dans le tableau.
Une fois que vous avez choisi la police, la taille du texte et la couleur de fond de la cellule (toutes les options disponibles en haut de l’onglet Domicile), faites glisser le coin inférieur droit de la cellule modifiée vers les autres cellules, appuyez sur le coin inférieur droit et, dans le menu déroulant, sélectionnez l’élément Copier le formatage uniquement. Ce faisant, toutes les cellules suivront la mise en forme imprimée, sans avoir à changer toutes les cellules une par une.
Conclusions
Ce que nous vous avons montré ne sont que quelques-unes des astuces de remplissage automatique que vous pouvez utiliser dans Excel pour vous simplifier la vie et ainsi obtenir une feuille de calcul précise, propre et professionnelle, vous évitant ainsi beaucoup de temps d’arrêt à consacrer à d’autres feuilles de calcul ou autres. Types de documents . Par rapport à d’autres articles similaires, cette fois nous n’avons pas inclus le chapitre dédié à LibreOffice Calc (l’équivalent gratuit d’Excel) puisque la compilation automatique fonctionne de manière complètement identique: en suivant les étapes vues ci-dessus, nous pourrons compiler rapidement les cellules également sur Calc, afin de simplifier les travaux ménagers.
Si nous devons beaucoup utiliser Excel pour le travail mais que nous sommes des débutants, nous vous recommandons de lire nos guides tout de suite Comment créer un tableau dans Excel est Comment faire des calculs dans Excel, afin que vous disposiez immédiatement des outils dont vous avez besoin pour travailler sur n’importe quelle feuille de calcul. Si, en revanche, nous ne sommes pas décidés à utiliser Excel ou Access pour la collecte de données que nous souhaitons réaliser, nous vous conseillons de continuer la lecture dans notre article Accès ou Excel? quelles différences et quelle est la meilleure?
Toujours sur le thème Excel, on peut lire les guides Comment créer une facture avec Excel, à partir de zéro, simple et personnalisée est Formules Excel pour compter les nombres et les cellules (COUNT et SUM), vous pouvez donc l’utiliser dans n’importe quel bureau ou comme secrétaire pour un bureau plus grand.
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