Trier et filtrer les données dans une feuille de calcul
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Chaque tableur intègre des fonctionnalités plus ou moins puissantes qui vous permettent de trier et de filtrer les données saisies. Lorsqu’il s’agit d’ensembles de données volumineux, il est important de pouvoir les organiser de manière efficace et lisible.
Pour trier et filtrer les données dans une feuille de calcul prenons comme exemple le logiciel Calc de la suite bureautique LibreOffice.
Supposons que vous deviez traiter une feuille de calcul Excel contenant des milliers de lignes et plusieurs colonnes, et que vous souhaitiez trier les données en fonction du contenu d’une colonne spécifique.
Pour trier le contenu par rapport à ce qui est entré dans une colonne spécifique, vous devez d’abord sélectionner toutes les données présentes dans la feuille de calcul: la sélection rapide peut être effectuée à l’aide de la combinaison de touches CTRL + A ou en choisissant Tout sélectionner du menu Éditer par LibreOffice.
À ce stade, il est possible de cliquer sur le menu Données puis sur commande Sorte.
Il n’est pas nécessaire de se limiter à sélectionner uniquement la colonne contenant les données à trier car, dans ce cas, les données saisies dans les autres colonnes ne suivront pas automatiquement le jeu de tri.
La fenêtre Sorte vous permet de définir les critères de tri.
Dans le premier champ Clé de tri par exemple, vous pouvez définir la colonne contenant les données à trier. Deuxièmement, vous pouvez choisir le critère de tri (croissant ou décroissant).
Il est alors possible de définir des clés de tri accessoires qui seront utilisées si la première condition doit être satisfaite sur plus d’une ligne.
Le tri, par défaut, se fait par ligne, c’est-à-dire que les données sont triées en examinant le contenu des lignes qui composent la ou les colonnes indiquées.
Cependant, rien ne vous empêche d’appliquer un tri horizontalement ou par colonnes (en fonction du contenu des colonnes qui composent une ligne).
Pour modifier ce paramètre, accédez simplement à l’onglet Options puis clique De gauche à droite (trier par colonnes).
En choisissant De gauche à droite (trier par colonnes) puis retour à l’onglet Critères de tri, les clés de tri seront en effet paramétrables par ligne et non plus par colonne.
Utilisation de la carte Options de LibreOffice, il est alors possible de définir des critères de tri avancés et documentés dans cette page.
Filtrer les données dans la feuille de calcul
Lorsqu’il est nécessaire d’élaborer et, par la suite, de présenter de grands ensembles de données, la fonctionnalité Filtre du tableur est très important.
Pour filtrer les données dans la feuille de calcul avec LibreOffice Calc, il suffit de sélectionner d’abord la colonne d’intérêt puis de cliquer sur le menu Données, filtre, filtre standard.
Vous pouvez définir différents critères de filtrage: la feuille de calcul vous permet de définir une ou plusieurs conditions qui provoquent la sélection de la ligne et, par conséquent, l’exclusion des lignes qui ne correspondent pas aux critères définis.
En plus des différents critères qui peuvent être définis à l’aide du menu déroulant et librement combinables à l’aide des opérateurs ET et OU, en cliquant sur Options Des conditions plus articulées et complexes peuvent également être définies.
Par exemple, pour supprimer les doublons dans la feuille de calcul Excel ou LibreOffice Calc, vous pouvez utiliser une astuce « intelligente ».
Après avoir sélectionné la colonne contenant les données à filtrer, cliqué sur le menu Données, trier, vous devrez choisir Options, décochez la case Zone contenant les en-têtes de colonne, sélectionnez la colonne qui vous intéresse Nom de domaine Alors choisi Pas vide de Valeur. Ci-dessous, il faudra cocher Pas de doublons:
Sauter Copiez les résultats dans puis en tapant le nom d’une cellule dans le document libre, les données déjà filtrées seront copiées dans la cellule indiquée et dans les suivantes.
Dans l’exemple de la figure, les données seront filtrées (avec élimination des doublons) puis automatiquement copiées dans la colonne S à partir de la cellule S1 (S1, S2, S3, …):
Si vous souhaitez utiliser le Filtre automatique, également accessible depuis le menu Données, filtre, le conseil est de vous assurer d’avoir une ligne d’en-tête avant de sélectionner tout le contenu de la feuille de calcul avec CTRL + A.
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