Coller des textes de PDF vers Excel et les diviser en lignes et colonnes
Du PDF à Excel ou de tout autre programme à la feuille de calcul: comment coller les données et les diviser automatiquement en lignes et en colonnes.
Un programme de création et d’édition de feuilles de calcul tel qu’Excel est généralement capable de reconnaître du texte séparé par des virgules ou des tabulations, ce qui vous permet de les coller très simplement dans le document.
Lorsque le fichier qui s’ouvre (pensez au format CSV) est bien structuré, avec les lignes et les colonnes subdivisées les unes par rapport aux autres grâce à l’utilisation de séparateurs spéciaux (les virgules et les tabulations ne sont que quelques exemples), les cellules de la feuille de calcul sont automatiquement rempli.
Comment puis-je coller des textes d’autres sources qui ne sont pas parfaitement délimités dans Excel? Comment coller des textes de PDF vers Excel?
Heureusement, Excel intègre une fonctionnalité appelée Texte dans les colonnes qui vous permet de diviser le texte collé dans la feuille de calcul en lignes et en colonnes.
Nous vous suggérons de commencer par sélectionner le texte à coller puis d’appuyer sur la combinaison de touches CTRL + C pour l’enregistrer dans la zone du presse-papiers du système d’exploitation. Par exemple, supposons que vous sélectionniez et copiez des données séparées par de simples espaces trouvés sur une page d’un document PDF.
Aller à Excel et appuyer sur CTRL + V les mêmes données seront collées.
En cliquant sur l’icône CTRL, en bas de la zone collée, vous pouvez cliquer sur Utiliser l’assistant d’importation de texte.
Le même effet peut être obtenu en sélectionnant les données collées puis en choisissant Données, texte en colonnes dans le menu principal d’Excel.
Lors de l’importation de données à partir de fichiers texte ou de documents PDF, elles sont généralement délimitées. Seuls les systèmes de gestion à l’ancienne utilisent encore aujourd’hui une structure à largeur fixe (les impressions sont rendues avec un caractère courrier, courrier nouveau ou similaire et chaque colonne a une longueur fixe) .Si l’importation de documents à largeur fixe est assez simple, il est certainement plus complexe de réutiliser des données dans Excel copiées à partir de PDF ou d’autres sources qui ne sont pas parfaitement délimitées.
Tout d’abord, si vous avez affaire à des données structurées sous forme de tableau, donc avec un en-tête pour les différentes colonnes, vous devrez cocher la case Données avec en-têtes.
Selon toute vraisemblance, dans l’espace Aperçu des données de la fenêtre Assistant d’importation de texte, certaines données n’apparaîtront pas dans les bonnes colonnes.
Si dans le document d’origine (pensez à un fichier PDF) les différentes colonnes étaient séparées simplement par un espace, même en cochant la case Espace dans la boite Délimiteurs, le résultat souhaité ne sera pas obtenu.
Cela est généralement dû au fait que de nombreuses chaînes de texte incorporent des espaces et l’utilisation de l’espace comme délimiteur n’aide pas.
À ce stade, nous suggérons de jouer avec ruse. Tout d’abord, nous vous recommandons de coller le texte d’origine dans Excel en vous assurant qu’il est structuré sur une seule colonne.
Sinon, vous pouvez cliquer sur Assistant d’importation de texte comme vu ci-dessus, choisissez Délimité, puis décochez toutes les cases du volet Délimiteurs et cliquez finir.
À ce stade, nous suggérons de remplacer les espaces dans la même chaîne dans la ligne d’en-tête. Par exemple, il peut être remplacé Date de la facture avec Date de la facture (notez l’utilisation du symbole souligner: _); Nom du client avec Nom du client etc.
Il est donc important d’analyser le reste des données: si un client s’appelait ACME INC. vous devrez entrer dans le menu Domicile Excel, cliquez sur Rechercher et sélectionner puis sur Remplacer.
Dans une dernière étape, cliquez sur Tout remplacer puis répétez l’opération pour d’autres données similaires contenant des espaces dans la chaîne correspondante.
En cliquant sur l’en-tête de la première colonne sur Excel puis en choisissant Données, texte en colonnes, vous pourrez désormais utiliser intelligemment l’assistant d’importation.
Dans l’exemple de la figure, nous avons non seulement utilisé l’espace comme délimiteur, mais nous avons également spécifié le symbole de l’euro comme deuxième délimiteur.
En fait, dans le document source, les montants étaient indiqués dans le formulaire 10 000,00 €: en spécifiant le symbole de l’euro comme délimité supplémentaire, nous avons pu « nettoyer » et structurer les données collées dans Excel.
En fait, dans le volet d’aperçu, toutes les colonnes et lignes s’affichent correctement.
En cliquant sur Avant, dans une dernière étape, vous pouvez éventuellement indiquer les formats de chaque colonne: l’opération peut dans tous les cas également être effectuée ultérieurement en sélectionnant les différentes zones, en cliquant dessus avec le bouton droit puis en choisissant Format de cellule.
En dernier lieu, vous pouvez éventuellement remplacer les occurrences de _ (souligner) avec un espace utilisant la fonction Accueil, rechercher et sélectionner, remplacer.
Veuillez noter– Cet article fait référence aux fonctionnalités intégrées à Office 2016. Dans d’autres versions de la suite Microsoft Office, les mêmes fonctionnalités peuvent varier légèrement ou ne pas être disponibles.
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