Travaillez sur le même fichier en même temps et modifiez-le lors de vos déplacements
Un de nos lecteurs nous a écrit en présentant un problème pratique. Propriétaire d’un cabinet de conseil, on nous a demandé comment c’était possible modifier un document en même temps, même en déplacement.
Le besoin était d’aller chez un client, modifier un fichier Word utilisé comme « modèle », entrez un ensemble d’informations « personnalisées » e partagez-le avec vos collègues en même temps Au bureau.
Une bonne approche consiste à avoir un ordinateur portable, un smartphone ou une tablette et activer un compte Google personnel à partir de cette page.
Google propose en effet Drive, un service gratuit qui vous permet de bien utiliser 15 Go d’espace pour stocker sur le cloud (c’est-à-dire sur les serveurs Google) tout type de fichier, y compris les documents au format Word et Excel.
Drive vous permet de partager des documents en ligne et de travailler sur le même fichier en même temps: cela signifie que plus de personnes, quel que soit l’appareil utilisé (ordinateur de bureau traditionnel, ordinateur portable, smartphone, tablette, …) pourront modifier le même document et assurez-vous que tous les autres collaborateurs voient, en temps réel, les interventions appliquées. Lors de l’assistant qui conduit à l’activation d’un nouveau compte Google, lorsque le message apparaît Comment les autres vous verront, vous pouvez appuyer sur le bouton bleu L’étape suivante.
Chaque compte Google est normalement associé à un profil Google+.
Google+ est le réseau social du géant de Mountain View qui agit comme un pont pour entrer en contact avec des amis, des connaissances et des collègues mais qui peut également être désactivé si vous n’êtes pas intéressé par des fonctionnalités similaires.
Google+ peut éventuellement être désactivé (et réactivé ultérieurement) en cliquant sur l’icône en haut à droite (voir l’image ci-dessous) puis sur le lien Compte:
Dès que l’onglet Paramètres Google+ apparaît, vous devrez faire défiler la page vers le bas puis cliquer sur le lien ici en correspondance avec l’article Désactiver Google+:
Sur l’écran suivant (Supprimer votre profil Google complet), la case doit être cochée Je comprends que l’opération de suppression de service ne peut pas être annulée et que les données que je supprime ne peuvent pas être restaurées puis le bouton Supprimer les services sélectionnés:
Ce faisant, le compte Google nouvellement créé n’aura pas de profil public Google+.
Après avoir enregistré un compte Google, vous pouvez vous connecter avec l’adresse drive.google.com.
En sélectionnant le bouton Créer ou en cliquant sur le bouton immédiatement à sa droite, il est possible de demander la création d’un nouveau document ou de charger n’importe quel fichier stocké sur le disque dur.
Si vous choisissez un fichier ou un ensemble de fichiers stockés localement, Drive affiche une barre de progression affichant un avertissement dès que le téléchargement est terminé.
En téléchargeant le fichiers sur lesquels vous souhaitez travailler en même temps, même en déplacement, vous pourrez alors y accéder depuis n’importe quel appareil et en tout lieu.
Lorsque la fenêtre apparaît Télécharger les paramètres, vous pouvez décider de demander la conversion automatique des documents au format utilisé par Google Drive.
Vous pouvez décider librement de votre comportement: cependant, il est bon de garder à l’esprit que les fichiers téléchargés au format Word ou Excel, par exemple, devront être ultérieurement convertis pour être modifiés, à la fois depuis un ordinateur de bureau / ordinateur portable et depuis un smartphone. / tablette.
Par conséquent, évitez de passer à des documents Google Drive avec un formatage trop complexe ou avec de nombreux tableaux: le résultat peut ne pas être celui que vous espériez.
La liste des formats pris en charge par Google Drive s’affiche à cette adresse.
Pour convertir un document Word au format Drive, faites un clic droit dessus, choisissez Ouvrir avec donc Documents Google:
Dans l’exemple suivant, le premier fichier est le document converti au format Drive tandis que le second est le document d’origine au format DOC (Word).
En cliquant sur Visionneuse Google Drive le contenu du document Word aurait pu être visualisé sans pouvoir appliquer les modifications.
Une fois le fichier converti au format Drive, nous vous suggérons d’apporter les modifications nécessaires.
Pour travailler sur le même fichier en même temps avec vos collègues, où qu’ils soient, faites un clic droit sur le nom du document, choisissez partager d’où, encore une fois, la commande partager.
Par défaut, Google définit le partage privé: cela signifie que l’auteur du document, via le panneau de configuration de Drive, devra spécifier manuellement les utilisateurs avec lesquels le fichier doit être partagé.
Pour rendre le document visible ou même modifiable par d’autres utilisateurs, vous pouvez saisir une liste d’adresses e-mail dans la case Ajouter des personnes.
Laisser la case cochée Envoyer une notification par e-mail, chaque utilisateur indiqué recevra un message électronique avec une invitation à consulter le fichier partagé.
En cliquant sur Ajouter un message il est alors possible d’insérer des explications supplémentaires pour le destinataire.
A la fin de l’opération, il suffit de cliquer sur Partagez et économisez.
Le destinataire de l’e-mail recevra un e-mail similaire au suivant:
En cliquant sur le nom du fichier partagé avec Google Drive, il vous sera demandé de vous connecter ou d’activer un compte personnel après votre inscription.
Chaque utilisateur, en fonction du choix effectué, pourra afficher, commenter ou même modifier le document partagé.
Dès que d’autres utilisateurs (vous devez toujours utiliser un compte Google, peu importe s’il est associé à des adresses e-mail autres que @ gmail.com) commencera à éditer le document, vous verrez leur nom apparaître à l’écran et le pointeur se déplacera automatiquement au point où les collaborateurs effectuent des interventions.
Dans l’article Partagez des documents Google Drive sans compte nous avons également expliqué comment autoriser toute personne qui ne possède pas de compte Google à afficher ou modifier un document.
Les mêmes documents peuvent être modifiés simultanément à l’aide d’appareils mobiles tels que les smartphones et les tablettes.
Pour continuer, la seule exigence est d’installer les nouveaux Google Docs et application Google Sheets (voir également Google propose Docs et Sheets en tant qu’applications distinctes sur les appareils mobiles):
– Google Docs pour Android
– Google Sheets pour Android
– Google Docs pour Apple iOS
– Google Sheets pour Apple iOS
Plus d’informations sur ces pages.
Google Docs vous permet d’accéder aux documents texte enregistrés au format Google Drive. De même, Google Sheets vous permet d’ouvrir et de modifier des feuilles de calcul enregistrées sur Google Drive dans son format.
Actuellement, les deux applications mobiles ne vous permettent pas de modifier des fichiers enregistrés dans Drive, par exemple, dans les formats standard de Word et Excel.
Google Docs est Google Sheetscependant, ils vous permettent de modifier un document hors ligne, c’est-à-dire même lorsque la connexion réseau n’est pas disponible.
Pour continuer, vous devez sélectionner le document qui vous intéresse dans l’archive Google Drive, puis appuyez sur le «i» en haut à droite:
À Sur l’appareil, vous devrez déplacer le « commutateur » vers Activer.
Ce faisant, le fichier sera téléchargé sur le smartphone ou la tablette, sera librement modifiable même en mode hors ligne et sera automatiquement téléchargé sur Drive dès que la connexion réseau sera à nouveau disponible.
– Pour modifier directement, même à partir d’appareils mobiles, des fichiers au format Word et Excel (par exemple DOC, XLS, DOCX, XLSX, …; ici tous les formats pris en charge) téléchargés sur Drive, vous pouvez installer l’application gratuite sur votre appareil mobile QuickOffice:
– QuickOffice pour Android
– QuickOffice pour Apple iOS
QuickOffice vous permettra de modifier les fichiers stockés sur Google Drive dans n’importe quel format mais les capacités de collaboration simultanée seront perdues.
En d’autres termes, avec QuickOffice, il est immédiat d’accéder – depuis un smartphone ou une tablette -, en déplacement, à votre compte Google et d’éditer un document (y compris DOC et XLS) mais il n’est pas possible de s’assurer que les collaborateurs peuvent éditer en même temps.
En maintenant enfoncé le nom du fichier, une fois modifié, puis en sélectionnant l’icône en haut à droite (trois points dans les colonnes), vous pouvez toujours décider d’envoyer le même document à d’autres personnes (par exemple par e-mail). Il suffit en effet de choisir la commande partager:
L’étape suivante vous permettra de choisir l’outil par lequel partager le fichier sélectionné:
– Si vous devez créer un fichier PDF à partir d’un document stocké au format Google Drive, vous pouvez toujours l’utiliser Google Docs ou alors Google Sheets en maintenant le nom du fichier enfoncé et en choisissant l’élément Imprimer.
En utilisant l’écran suivant, vous pouvez choisir Enregistrer sur Google Drive:
Pour exporter n’importe quel document au format PDF, vous pouvez à la place utiliser leApplication Google Drive appliquant la même procédure:
– Google Drive pour Android
– Google Drive pour Apple iOS
Depuis la version Web de Google Drive, pour créer un fichier PDF et toujours le stocker sur les serveurs de Google, vous pouvez choisir Imprimer (PDF) du menu Déposer.
Ajout de photos et d’images aux documents
La version Web de Google Drive prend en charge l’ajout direct de photos et d’images dans les documents traités.
À l’heure actuelle, cependant, les applications Google Docs est Google Sheets pour les appareils mobiles, ils ne prennent pas en charge cette possibilité.
Si vous souhaitez ajouter une image à un document non enregistré au format Google Drive, vous pouvez toujours utiliser l’application QuickOffice.
Il est très probable qu’à court terme, les développeurs Google alignent le comportement des applications et intègrent de nombreuses fonctionnalités QuickOffice dans Google Docs est Google Sheets.
Découvrez aussi plus d’articles dans nos catégories windows, productivité ou encore Ordinateur et internet.
Finalement Merci pour votre visite on espère que notre article Travaillez sur le même fichier en même temps et modifiez-le lors de vos déplacements
vous aide, on vous invite à partager l’article sur Facebook, instagram et whatsapp avec les hashtags ☑️ #Travaillez #sur #même #fichier #même #temps #modifiezle #lors #vos #déplacements ☑️!