Qu’est-ce que le format PDF / A et pourquoi il est d’une importance capitale pour la conservation des documents
Quels sont et quels sont les avantages de PDF / A dans le développement d’une stratégie d’archivage de documents commerciaux à long terme.
Les avantages de la dématérialisation ou de la conversion de tout document numérique en document papier sont là pour tous.
Pendant des années, les fournisseurs de solutions de gestion de documents et de numérisation de documents papier ont poussé à juste titre le format PDF en complément des politiques de conservation des données de l’entreprise.
Le problème avec le format PDF est qu’au fur et à mesure que l’innovation technologique progresse, il n’y a aucune certitude que le document produit le restera, également accessible et lisible dans vingt ans ou plus.
Jeff Sagarra, directeur principal du marketing produit chez Nuancer Division de l’imagerie documentaire, il voulait allumer une balise sur le rôle fondamental de PDF / A dans le développement d’une stratégie d’archivage de documents d’entreprise pérenne, notamment en ce qui concerne les besoins de sécurité imposés dans des domaines verticaux spécifiques tels que, par exemple, la santé ou les services financiers.
Si les avantages des documents PDF sont désormais largement connus, le fait que le format PDF / A soit idéal pour stocker des informations qui doivent toujours être lisibles même à l’avenir n’est pas connu de tous.
Segarra note que le format PDF / A offre un avantage concurrentiel sur le marché numérique actuel où des montagnes d’informations doivent nécessairement être conservées pendant de longues périodes. Et, malheureusement, même aujourd’hui, de nombreuses entreprises ne sont pas conscientes du potentiel du format PDF / A.
Nuance explique que les entreprises doivent travailler ensemble pour expliquer pourquoi PDF / A est l’outil le plus efficace pour se protéger contre les changements technologiques futurs qui pourraient rendre les fichiers plus difficiles, voire impossibles à lire..
Qu’est-ce que PDF / A et pourquoi il est important de l’utiliser
PDF / A est un sous-format du PDF qui a été développé dans le but précis de permettre de conserver des documents à long terme sur des supports numériques. principales caractéristiques de PDF / A Ce sont les suivants:
– Les documents PDF / A vivent «une vie propre» dans le sens où ils sont totalement indépendants des autres paramètres du logiciel et de toute autre information auxiliaire, y compris les polices de caractères, les couleurs, les images, etc. Par conséquent, les fichiers PDF / A apparaissent toujours exactement tels qu’ils sont visibles sur le système qui les a créés.
– Le cryptage du contenu du document PDF / A n’est pas autorisé.
– Il n’est pas possible d’ajouter des liens vers des ressources externes ou des sites Web dans des fichiers PDF / A: l’idée est que ces ressources pourraient ne plus être disponibles à l’avenir.
– Il n’est pas possible d’insérer du code JavaScript dans des fichiers PDF / A.
Lorsque vous lisez l’abréviation PDF / A-1a, cela signifie que le document peut être généré au format PDF / A suivant les premières spécifications publiées en 2005 tout en conservant une fidélité maximale (le fichier pèsera plus). L’abréviation PDF / A-1b, en revanche, est le format qui génère des fichiers plus légers (fidélité minimale). PDF / A-1 est basé, collectivement, sur la version 1.4 des spécifications générales du format PDF.
Avec la publication du format PDF / A-2 (suivant la spécification 1.7), en 2011, la distinction n’existe plus. Dans ce cas, un contenu multimédia peut également être inclus dans le document PDF.
Ensuite, il y a aussi la version PDF / A-3 de 2012 qui est toujours basée sur les spécifications 1.7 mais vous permet d’insérer n’importe quel fichier dans le document.
PDF / A est finalement le meilleur moyen de remplir les obligations liées à la conservation des documents à long terme et en Italie c’est le format idéal pour échanger des documents avec l’administration publique.
En ouvrant un document PDF / A avec votre lecteur préféré et en vérifiant ses propriétés, vous pouvez déterminer son format en un coup d’œil.
Toutes les grandes suites bureautiques telles que Microsoft Office et LibreOffice vous permettent de créer des documents au format PDF / A: Comment créer des fichiers PDF avec Windows 10 et sans.
Alternativement, vous pouvez vous tourner vers les solutions Nuance qui offrent la possibilité d’optimiser la gestion des documents et même de transformer les documents PDF (même ceux caractérisés par une mise en page complexe) en format Word modifiable: Modifiez des fichiers PDF et transformez-les également en documents Word avec Nuance Power PDF 2.
Une solution gratuite pour transformer des fichiers PDF en Word, évidemment pas aussi précise et fiable que le logiciel Nuance, s’appelle Convertisseur WPS PDF en Word: Convertissez un PDF en Word, quels programmes utiliser.
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