Power Query ou comment utiliser Excel plus rapidement
Supposons que vous ayez affaire à plusieurs ensembles de données contenant des informations non homogènes. Supposez également, comme cela arrive souvent, que vous devez effectuer des traitements à partir de données provenant de sources disponibles dans différents formats: feuilles de calcul, fichiers texte, bases de données etc.
Grâce à Power Query le seul travail important qui devra être fait est bien étudier la structure des données et comprendre ce qu’elles ont en commun les différentes sources. Si la feuille de calcul contenue dans un fichier Excel, un fichier texte, le tableau d’une base de données contenait, par exemple, le même identifiant (ID) qui pointe vers le même type de données (pensez à l’ID d’un produit, d’une commande, d’un client, …), puis Power Query et Excel facilitent la corrélation de sources de données complètement différentes.
Un fichier texte, cependant, même lorsque vous n’avez pas affaire à un fichier au format CSV, est généralement constitué de séparateurs entre une information et une autre (il peut s’agir de simples espaces, tuyau (| caractère), signes de ponctuation ou tabulations: Power Query peut les reconnaître automatiquement et diviser les données en colonnes.
En utilisant uniquement une feuille de calcul Excel, il est possible de s’appuyer sur les différentes sources de données, de corréler les données et de créer un fichier qui, même, est automatiquement mis à jour lorsque les valeurs de départ (contenues dans les différents fichiers) doivent changer.
Power Query peut être considéré comme une sorte d’intermédiaire entre différentes sources de données et un tableur Excel qui s’appuie sur ces sources pour effectuer toutes sortes de traitements.
Le système est dynamique en ce sens qu’il suffit de demander une simple mise à jour pour adapter le contenu du tableur en fonction des modifications apportées aux fichiers sources.
Pas seulement. Étant donné que Power Query ne fonctionne pas sur les sources de données et ne modifie donc pas leur contenu ou leur structure, vous pouvez créer un fichier Microsoft Excel contenant des colonnes non présentes dans les fichiers d’origine.
Avec Power Query, il est possible de convertir des données en temps réel en variant le type: un ID, bien sûr, ne peut pas être une chaîne de texte comme il l’est lorsqu’il est extrait, par exemple, d’un fichier texte. En utilisant les outils proposés par Power Query, vous pouvez effectuer toutes les conversions nécessaires.
C’est aussi très simple extraire des portions de chaînes en fonction des caractères contenus dans le champ et les insérer dans une nouvelle colonne. Le tout sans jamais avoir à utiliser des formules complexes.
Comment utiliser Power Query avec Excel
Pour commencer à utiliser Power Query tout de suite et réaliser les avantages qu’il présente, démarrez simplement Excel, cliquez sur le menu Données puis sur le bouton Nouvelle requête.
Comme vous pouvez le voir, il est possible d’interroger de nombreuses sources de données complètement différentes les unes des autres: vous pouvez même vous inspirer du contenu des tables publiées sur le web, utiliser de nombreuses bases de données dans différents formats, s’interfacer avec les services Microsoft Azure et avec d’autres services en ligne .
Pour effectuer le traitement en utilisant, entre-temps, le contenu d’une autre feuille de calcul, il suffit de cliquer sur À partir d’un fichier, à partir d’un classeur.
En vous référant à la fenêtre qui apparaîtra, vous pouvez choisir la feuille à utiliser. Dans notre cas, à titre d’exemple, nous travaillons sur un fichier XLSX contenant les titres des films et les identifiants (ID) correspondants.
En cliquant sur Transformer les données, vous pouvez tirer parti de toute la puissance de Power Query pour éventuellement modifier les données source afin de les corréler ultérieurement avec des informations provenant d’autres sources.
En sélectionnant la première colonne (ID) puis en cliquant sur Transformer, il sera possible de convertir tous les identifiants en nombres entiers, si nécessaire.
En un clic sur l’onglet Ajouter une colonne puis sur Extrait il est même possible, comme mentionné précédemment, de créer une colonne avec les valeurs dérivées du contenu de la colonne sélectionnée. Par exemple, vous pouvez extraire les caractères initiaux ou finaux des données déjà présentes, ou récupérer uniquement le texte qui apparaît avant ou après un ou plusieurs caractères faisant office de délimiteurs (par exemple « , », « -« , « ; » » « mais aussi » !! « et ainsi de suite).
Dans la colonne de droite Étapes appliquées, vous pouvez retrouver résumées toutes les modifications appliquées aux données de départ: en cliquant sur l’icône en forme de « X » vous pourrez éventuellement les annuler.
Toujours en utilisant l’éditeur Power Query, vous pouvez ajouter d’autres colonnes, effectuer des calculs, diviser des colonnes existantes et bien plus encore.
Une fois terminé, cliquez simplement sur Domicile puis sur la flèche sous le bouton Fermer et charger et enfin sur Fermer et charger.
En sélectionnant l’option Créer une connexion uniquement, la feuille de calcul Excel contiendra uniquement une référence à la source de données et stockera toutes les préférences et demandes précédemment définies avec l’éditeur Power Query.
En cliquant à nouveau sur Données, nouvelle requête, imaginez maintenant que vous disposez d’un simple fichier texte contenant les identifiants des films (sans les titres) mais avec des informations sur le réalisateur, l’année de production et quelques autres données accessoires.
Avec un clic sur À partir d’un fichier, à partir d’un texte, en spécifiant le fichier .TXT de départ, vous obtiendrez un aperçu du contenu, automatiquement divisé en colonnes.
Ici aussi, en cliquant sur Transformer les données vous pouvez vérifier que la colonne ID est numérique et éventuellement effectuer le changement approprié (vous pouvez également cliquer sur l’icône « 123 » à gauche du nom de la colonne et choisir Nombre entier).
Lorsque vous avez terminé les modifications, vous devrez sélectionner à nouveau Accueil, fermer et charger, fermer et charger, créer une connexion uniquement.
Dans la colonne Requête de classeur, vous pouvez maintenant faire un clic droit puis choisir syndicat.
En cliquant sur les noms des colonnes en commun entre les deux tables (dans notre cas l’ID), Excel effectuera l’opération rejoindre qui est généralement utilisé lors de l’utilisation de bases de données relationnelles.
Après avoir effectué les dernières modifications, si nécessaire, en cliquant sur Fermer et charger, vous obtiendrez une feuille de calcul avec les données automatiquement combinées et traitées à partir de différentes sources. Vous pouvez également créer un tableau croisé dynamique: Tableau croisé dynamique, ce que c’est et comment utiliser les fonctions avancées d’Excel.
Par exemple, en essayant de modifier un ou plusieurs contenus dans les fichiers qui sont utilisés comme sources de données et en cliquant sur Rafraîchir dans la colonne de droite, les informations seront automatiquement ajustées également dans la feuille de calcul et tous les calculs d’accessoires définis seront à nouveau exécutés.
Le tout sans jamais avoir utilisé de formules et avoir travaillé dur pour créer des outils complexes de conversion de données d’un format à un autre à l’aide de fonctions et de routines compliquées.
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