Excel, comment extraire des données et les formater avec Flash Fill
Depuis la version 2013, donc depuis pas mal de temps, Excel intègre une fonctionnalité pratique appelée Remplissage flash (en italien Aperçu des conseils) qui permet d’extraire les informations contenues dans d’autres cellules de la feuille de calcul, quelle que soit leur structure.
Prenons comme exemple ce fichier texte contenant une longue liste d’acteurs hollywoodiens et ouvrons-le avec Excel indiquant au logiciel Microsoft de prendre en compte les onglets pour séparer correctement les titres de films des acteurs. Nous obtiendrons une feuille de calcul similaire à celle de la figure.
Supposons que nous voulions extraire uniquement le nom de famille de chaque acteur de la colonne B.Pour continuer, allez simplement dans la colonne C adjacente puis tapez De Niro à côté du nom du premier acteur et appuyez sur Entrée.
Une fois le curseur positionné sur la cellule ci-dessous, il suffira appuyez sur la combinaison de touches CTRL + E pour « faire de la magie »: Excel remplira automatiquement toutes les autres lignes indiquant les noms de famille des acteurs.
Activer Remplissage flash, vous pouvez également continuer à écrire manuellement un autre nom de famille dans la cellule suivante (dans ce cas Brûlures) pour qu’Excel reconnaisse automatiquement le schéma que l’utilisateur a l’intention d’extraire. Encore une fois, appuyer sur la touche Entrée acceptera la solution proposée par Excel.
Encore une fois, vous pouvez également écrire De Niro dans la première cellule puis double-cliquez sur le carré dans le coin inférieur droit de la même cellule. Excel répétera le nom de famille dans toutes les cellules ci-dessous.
En cliquant sur le bouton Options de remplissage automatique puis en sélectionnant Aperçu des conseils la fonctionnalité sera activée Remplissage flash avec la composition automatique conséquente du contenu des différentes cellules.
Il est à noter que le mécanisme, n’étant pas piloté par l’utilisation d’une formule, ne conduit pas à l’utilisation de cellules dynamiques. Par exemple, si vous avez modifié le contenu de la cellule Buscemi, Steve le changer en Gassman, Vittorio, le contenu de la colonne C correspondante affichera toujours le nom de famille Buscemi.
Dactylographie DN, R dans la première cellule e ÊTRE dans le second, vous pouvez obtenir les initiales des acteurs en supposant que les noms et prénoms sont parfois écrits avec des lettres majuscules et minuscules, vous pouvez tout normaliser en tapant correctement les données et en utilisant Remplissage flash pour l’auto-composition du contenu des cellules.
Supposons ensuite, par exemple, que vous souhaitiez générer une liste d’adresses e-mail pour une série d’employés de la même société. Pour continuer, en utilisant notre exemple, tapez simplement robert.deniro@hollywood.acme dans la première cellule puis utilisez Remplissage flash pour obtenir automatiquement les autres adresses e-mail. Appuyez simplement sur CTRL + E dans la cellule ci-dessous et observez ce qui va se passer.
Cet outil intégré à Excel est bien adapté à tous les besoins et permet d’extraire et de traiter facilement tout type de données.
Dans notre exemple nous nous sommes en fait concentrés sur les noms et prénoms mais il est possible de travailler n’importe quelle donnée en extrayant les informations d’intérêt et en les combinant.
Par exemple, supposons que vous ayez une liste de numéros de série avec un suffixe -N, -U, -X selon que le produit est neuf, usagé ou endommagé.
Dactylographie Non. à la première cellule puis en utilisant Remplissage flash (double-cliquez sur le carré du bas puis choisissez l’option Aperçu des conseils), Excel se chargera de remplir correctement les autres cellules en extrayant les informations sur l’état du produit.
De même, en tapant le code du premier produit puis en utilisant Remplissage flash tous les numéros de série peuvent être extraits automatiquement. C’est beau, n’est-ce pas?
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