Enregistrement automatique des fichiers dans Word, Excel et PowerPoint
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Avons-nous peur de perdre nos documents en travaillant avec la suite Office ? Voyons comment activer l’enregistrement automatique dans Word, Excel et Powerpoint
L’une des terreurs les plus fréquentes lorsque nous créons des documents avec la suite Office est la perte de tout le travail effectué jusqu’à ce moment-là en raison d’une panne de courant soudaine ou d’une erreur Windows, accompagnée d’un redémarrage forcé. Ces scénarios sont de moins en moins fréquents, mais on peut protéger le travail effectué en programmant Word, Excel et PowerPoint pour enregistrer automatiquement le document pendant qu’on est encore en train de le créer : en agissant ainsi, dans le pire des cas, on ne perdra que le derniers instants avant le problème ou la panne.
Dans ce guide, nous vous montrerons ensuite comment activer l’enregistrement automatique des fichiers dans Word, Excel et PowerPoint, afin de toujours protéger le travail effectué au bureau ou à la maison ; si cela ne suffit pas (nous risquons de corrompre le fichier), nous vous montrerons également comment utiliser l’historique des fichiers pour pouvoir restaurer une ancienne révision du fichier, afin que vous puissiez toujours recommencer et éviter d’avoir à recommencer encore une fois.
LIRE AUSSI -> Récupérer des documents Word et des fichiers Excel endommagés, corrompus ou perdus
1) Enregistrement automatique dans Office 365
Si nous avons une copie d’abonnement d’Office 365, la sauvegarde automatique est disponible en téléchargeant le fichier directement sur OneDrive, OneDrive for Business ou SharePoint Online (pour les entreprises) : ainsi les différents programmes Office utilisés se chargeront de synchroniser chaque modification effectuée sur le fichier (toutes les quelques secondes), nous n’avons donc jamais à nous soucier des problèmes. Tout d’abord, nous activons le client OneDrive sur notre PC avec Windows 10, en recherchant son icône en bas à droite ou en recherchant l’entrée dans le menu Démarrer OneDrive.
Si nous avons des versions précédentes de Windows ou utilisons un Mac, nous téléchargeons OneDrive.
Une fois le dossier OneDrive synchronisé activé, passons au programme Office à utiliser, commençons à écrire le document (Neuf) puis cliquez sur en haut Déposer -> sauvegarder et sélectionnez comme chemin OneDrive -> Dossier personnel. Le fichier sera immédiatement enregistré dans le cloud et, en haut de la fenêtre, nous verrons le bouton apparaître Sauvegarde automatique.
Dans un autre article, le guide pour synchroniser les dossiers dans Onedrive.
Avec le bouton actif, nous n’aurons plus à nous soucier de sauvegarder à intervalles de temps, puisque tout est synchronisé avec le cloud (évidemment il doit y avoir une connexion Internet). Si nous voulons restaurer une ancienne version du fichier, il suffit de cliquer sur le bouton en haut à droite Enregistré dans OneDrive et utilisez le menu Voir toutes les versions.
De cette façon, nous pouvons automatiquement sauvegarder et restaurer si nécessaire même en cas de problème avec le PC (nous pouvons toujours continuer le travail sur un autre PC configuré avec notre compte Office 365).
Si nous n’avons pas encore Office 365, nous pouvons souscrire à un abonnement au service à partir d’ici -> Acheter Office 365.
Un essai d’un mois est également disponible pour le package de base, vous pouvez donc évaluer tous les avantages d’avoir un abonnement Office au lieu d’acheter la suite complète pour la production hors ligne.
2) Enregistrement automatique sur les versions hors ligne d’Office
Si nous n’avons pas Office 365 mais une version de vente gratuite (avec la licence d’utilisation classique valable indéfiniment) la sauvegarde automatique sur le cloud n’est pas disponible, mais nous pouvons toujours adopter le enregistrement automatique pour les fichiers hors ligne.
Dans ce cas, nous utiliserons le système de révision intégré à Office, afin de pouvoir enregistrer les modifications que nous n’enregistrons pas manuellement à des intervalles de temps plus courts (nous vous rappelons qu’il suffit d’appuyer sur CTRL + B sur le clavier pour enregistrer immédiatement votre progression).
Pour activer l’enregistrement automatique sur les versions commerciales d’Office, nous ouvrons n’importe quel document avec les programmes Office, cliquez en haut sur Déposer et prenons le chemin Options -> Porter secours.
A partir de cette fenêtre assurez-vous que l’extension des fichiers office les plus récents est indiquée (par exemple docx, xlsx etc), cochez l’élément Enregistrez les informations d’enregistrement automatique chaque, nous définissons l’intervalle à 1 minute (le minimum que nous pouvons définir) et nous activons également la voix Conservez la dernière version automatiquement restaurée si vous fermez sans enregistrer.
Les informations de sauvegarde automatique seront enregistrées dans le chemin indiqué dans le champ Chemin du fichier d’enregistrement automatique, qui peut aussi être un dossier de n’importe quel cloud (si nous avons synchronisé OneDrive ou Google Drive, nous pouvons y pointer les modifications et ainsi avoir une sauvegarde continue).
Pour restaurer des fichiers après une panne ou une panne du système, ouvrez simplement à nouveau Office et utilisez l’outil de récupération de fichiers, qui s’appuiera sur la sauvegarde que nous avons configurée précédemment. Malheureusement, ce système n’enregistre que les modifications apportées chaque minute : si l’on est très rapide en écriture, une minute manquante peut faire exploser beaucoup de document lors de la restauration.
3) Comment utiliser l’historique des fichiers Windows
Si nous voulons un système de sauvegarde supplémentaire, afin que nous puissions également récupérer des fichiers éventuellement endommagés par des erreurs, des redémarrages soudains ou des logiciels malveillants, nous pouvons compter sur le système de sauvegarde appelé Historique des fichiers, présent sur Windows 10 (mais aussi sur les versions précédentes du système d’exploitation ).
Pour activer l’historique des fichiers sur Windows, nous ouvrons le menu Démarrer en bas à gauche, nous recherchons Paramètres de sauvegarde et nous ouvrons le premier élément qui apparaîtra en haut; à partir du nouveau menu, nous définissons un lecteur de sauvegarde (une clé USB, un disque dur externe ou toute ressource réseau) en cliquant sur Ajouter une unité.
Après avoir ajouté le chemin de sauvegarde, cliquez sur Autres options, nous sélectionnons Toutes les 10 minutes dans le menu Sauvegardez vos fichiers et enfin nous ajoutons le dossier de sauvegarde (où nous avons enregistré les fichiers Office) en cliquant sur le bouton Ajouter un dossier.
Le système effectuera automatiquement une sauvegarde toutes les 10 minutes, de sorte que nous ayons toujours une copie de nos documents Office sur un disque séparé. Pour en savoir plus sur les systèmes de sauvegarde, nous vous invitons à lire le guide ci-dessous.
LIRE AUSSI -> Sauvegarder les dossiers utilisateur pour enregistrer les données personnelles dans Windows
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