Comment utiliser Microsoft Teams pour organiser le travail à distance
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Comment utiliser et comment démarrer une organisation sur Microsoft Teams, la plateforme de travail gratuite avec chat et partage de fichiers
Microsoft Teams est une plateforme de chat et de chat vidéo conçue pour simplifier le travail d’équipe, pour mettre en relation ceux qui travaillent dans différents bureaux dans de grandes et petites entreprises, ce qui vous permet de créer une organisation du travail à distance avec des outils comme le chat et partage de documents. Issu de Microsoft Teams, il s’intègre parfaitement avec les autres produits de la suite Office, avec Outlook, ainsi qu’avec les outils cloud tels que Onedrive, SharePoint, Skype et OneNote.
L’accès gratuit à Microsoft Teams peut se faire avec un compte Microsoft (pas avec un compte Office 365) et permet d’utiliser la plateforme de manière illimitée avec jusqu’à 300 contacts dans un chat, pour des appels audio et vidéo, pour en avoir un espace en ligne partagé avec les autres membres de l’organisation 10 Go, plus 2 Go d’espace pour chaque compte ajouté. Microsoft Teams s’intègre également à toutes les applications Office Online, notamment Word, Excel, PowerPoint et OneNote, ainsi qu’à d’autres applications professionnelles non Microsoft.
Notez que la version gratuite de Microsoft Teams n’est disponible que pour ceux qui n’ont pas d’abonnement commercial Office 365 payant. Les abonnés Office 365 qui tentent de rejoindre Teams sont redirigés vers un compte Office.
Comment créer une organisation dans Microsoft Teams
Pour démarrer une nouvelle organisation sur Microsoft Teams, il suffit d’ouvrir le site teams.microsoft.com et connectez-vous avec le compte Microsoft normal qui est également utilisé pour Onedrive, Skype, Windows 10 ou Outlook.com. Si vous n’avez pas de compte Microsoft, vous pouvez facilement le créer en suivant l’assistant.
Il est également possible de démarrer avec Microsoft Teams à partir de Cette page où il est également possible de comparer le forfait gratuit avec le forfait payant et où il est possible d’accéder à une organisation existante.
Une fois connecté, il est possible télécharger l’application Windows ou commencer immédiatement la version en ligne de Microsoft Teams, qui s’ouvre directement sur le navigateur Web. Il y a des équipes Microsoft aussi des applications pour Android et iPhone.
L’application Web Teams convient à la plupart des fonctionnalités de base, mais pour tirer pleinement parti du service, il est judicieux d’installer l’application de bureau. Les versions Windows 7+ (qui inclut Windows 10) et Mac vous permettent d’utiliser des fonctionnalités telles que les réunions virtuelles, le partage d’écran et le tableau blanc.
Que vous utilisiez l’application Web ou que le programme soit installé (où vous devrez vous reconnecter avec votre compte Microsoft), vous pouvez procéder à l’enregistrement d’une nouvelle organisation en lui donnant un nom.
Vous pouvez ajouter des groupes de personnes (équipes) à votre organisation, les invitant à participer en saisissant leurs adresses e-mail. Ces adresses e-mail ne doivent pas nécessairement être des adresses e-mail Microsoft, mais les invités seront toujours invités à créer un compte Microsoft. Les personnes invitées recevront l’invitation par e-mail et pourront rejoindre l’équipe créée en cliquant sur le lien ci-joint. Dans Microsoft Teams, les personnes que vous invitez pourront choisir un nom d’affichage et ajouter une photo. À ce stade, vous pouvez commencer à utiliser toutes les fonctionnalités incluses dans la version gratuite de Teams.
Fonctionnalités de Microsoft Teams
La discussion
La première fonction qui sera utilisée dans une nouvelle organisation créée avec Microsoft Teams est certainement le chat de l’organisation, dans la section Équipe. Vous pouvez interagir avec tous les membres de votre organisation et vous pouvez adresser un message à des membres individuels en utilisant le symbole @ suivi de leur nom. Vous pouvez écrire des textes formatés et également ajouter des images, des emojis et tout le reste. Tous les membres de l’équipe peuvent alors répondre à votre message et démarrer la conversation.
Discussion privée
Au lieu de parler à toute l’équipe, vous pouvez démarrer une conversation privée avec une personne ou avec un groupe. Pour ce faire, vous pouvez appuyer sur la section Discuter dans la barre d’outils de gauche. Lorsque vous démarrez une nouvelle discussion, écrivez le nom de la ou des personnes à qui vous souhaitez parler dans le champ À en haut de l’écran. Les discussions sont enregistrées sur le côté gauche de l’écran pour un accès rapide.
Partage de fichiers
Vous pouvez partager des fichiers avec tous les membres de l’équipe en cliquant sur l’icône en forme de trombone et en sélectionnant le fichier sur le site Microsoft Teams, OneDrive ou votre ordinateur. Si vous partagez un fichier Microsoft Office (document Word, feuille de calcul Excel, présentation PowerPoint ou bloc-notes OneNote), tous les membres de votre équipe peuvent l’afficher dans l’interface Teams et même le modifier.
Réunion virtuelle en direct
Teams dispose d’un outil intégré pour organiser des conférences audio et vidéo de groupe. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez utiliser Google Chrome, Microsoft Edge ou exécuter l’application Windows Teams. Sur la page Équipes, appuyez sur le bouton Réunion instantanée situé sous le champ d’écriture en bas. La première fois, vous êtes invité à autoriser Microsoft Teams à utiliser le microphone et la caméra. Avant de commencer la réunion, vous pouvez modifier certains détails tels que l’objet de la réunion. La réunion peut être en visioconférence ou en audio uniquement.
Dans la fenêtre de réunion, vous pouvez cliquer sur les noms des personnes à inviter. Sur l’écran de réunion virtuelle, vous avez des options pour contrôler le flux vidéo et audio, diffuser sur un autre écran, modifier d’autres paramètres et mettre fin à l’appel.
Autres applications à intégrer
En appuyant sur le bouton App, en bas à gauche, vous pouvez ajouter d’autres applications et services pour étendre les fonctionnalités de Team. Bing News, Youtube, Weather, Wikipedia, Stocks et Maps sont déjà intégrés. Vous pouvez ensuite ajouter des applications telles que Zoom, Trello, Cisco Webex Meetings, Mindomo, Evernote, SurveyMonkey, Github, RSS Feed depuis n’importe quel site et bien d’autres. Pour accéder aux applications, vous pouvez aller dans la section Équipe et appuyer sur le bouton avec trois points en bas, sous la barre d’écriture.
Enfin, bien qu’à l’intérieur de l’application se trouvent des vidéos pour utiliser Teams, il existe également un guide complet en italien pour tout savoir sur l’utilisation de Microsoft Teams.
LIRE AUSSI : Applications et outils pour le travail d’équipe, le chat, la communication et le partage de projets
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