Comment faire un publipostage dans Word, Excel et LibreOffice
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Guide de la fonction Publipostage dans Word, Excel et LibreOffice, pour créer des modèles personnalisés et modifiables selon le moment
Combien de fois avons-nous dû remplir manuellement des lettres, des étiquettes ou des invitations avec des informations différentes sur chacune d’elles : en gros, nous devons reproduire le modèle de lettre ou d’étiquette sur toute la feuille (données fixes) et remplir chacune avec les différentes données à saisir (données flexibles). Cette opération peut être très fastidieuse et répétitive, mais heureusement les programmes utilisés pour l’écriture et la gestion des données nous donnent un très bon coup de main avec le publipostage, qui permet de répliquer des données flexibles au sein de modèles réalisés avec des données fixes, de manière à générer tous les tickets , des lettres ou des étiquettes avec toutes les données nécessaires en une seule fois.
Voyons dans ce guide comment faire un publipostage dans Word, Excel et LibreOffice, afin que vous puissiez choisir de temps en temps le meilleur programme pour le faire sur notre ordinateur.
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Comment faire un publipostage
Si nous devons créer de nombreuses impressions avec des données fixes et des données flexibles, il suffit de lire les chapitres suivants pour pouvoir atteindre l’objectif sans avoir à écrire manuellement toutes les données, accélérant considérablement l’impression de lettres, billets, étiquettes, etc.
Comment effectuer un publipostage avec Word et Excel
Pour créer un publipostage, commençons par écrire la partie fixe de notre document sous Word : on peut se faire aider dans la réalisation en modèles proposés par le programme Office, afin d’avoir une base de départ.
Une fois la partie « fixe » remplie, il faut indiquer le publipostage sur le document, c’est-à-dire les parties à remplir avec des données flexibles. On clique sur le menu en haut Des lettres, puis on appuie sur Démarrer le publipostage -> Assistant de fusion et publipostage.
Une barre latérale s’ouvrira à droite du document où nous serons guidés dans la création du publipostage : nous sélectionnons le type d’impression à réaliser (Des lettres, Messages électroniques, Enveloppes, Étiquettes ou Lister), on appuie sur Suivant, nous sélectionnons Utiliser le document actuel ou Modifier la mise en page du document (le programme va générer tout seul les champs à remplir), appuyez à nouveau sur Suivant et, dans la section suivante, nous sélectionnons Créer une nouvelle liste pour générer des données flexibles.
Pour plus de commodité, nous pouvons également utiliser Excel, beaucoup plus adapté à la génération de données pour le publipostage ; en laissant le document Word en attente pendant un moment, ouvrez Excel et commencez à insérer les données à utiliser pour le publipostage dans les différentes lignes et colonnes.
À cette fin, nous pouvons également en faire un tableau simple, afin de rendre tout le plus ordonné possible et de faciliter la tâche une fois de retour dans Word.
Une fois le document Excel avec des données flexibles créé et la feuille de calcul enregistrée, revenons au document Word et, dans la barre latérale, allons dans la section de sélection des données pour pouvoir appuyer sur le bouton Parcourir.
Une fenêtre s’ouvrira, où nous devrons simplement sélectionner le document Excel créé précédemment ; une fois cela fait, le programme nous demandera si nous voulons utiliser la table actuelle ou si nous voulons sélectionner manuellement les données à utiliser.
Nous irons donc réaliser le destinataires du publipostage, qui apparaîtra dans la fenêtre dédiée.
Tout ce que nous avons à faire est de vérifier la saisie des données et enfin de cliquer sur d’accord.
Pour conclure, nous devrons cliquer sur Suivant dans la barre de droite, choisissez la disposition des libellés générés par les données (attention à bien les faire coïncider avec la partie que l’on veut remplir par les données flexibles !), appuyez à nouveau sur Suivant, vérifiez une à une les enveloppes, lettres ou étiquettes générées par Word et enfin imprimez dans le dernier écran avec la touche presse (après avoir appuyé une dernière fois sur Suivant).
Si nous ne sommes pas satisfaits du résultat, nous pouvons également modifier les étiquettes individuelles, les lettres ou les enveloppes créées à l’aide du bouton Modifier des étiquettes individuelles, présent dans le dernier écran de l’assistant.
Comment faire un publipostage dans LibreOffice
Si nous n’avons pas la possibilité d’utiliser Microsoft Office sur notre ordinateur, nous pouvons toujours installer la suite gratuite LibreOffice, avec laquelle nous pouvons effectuer le publipostage (ici appelé impression de masse).
Nous ouvrons le programme LibreOffice Calc et insérons toutes les données flexibles à utiliser dans la prochaine impression par lots, en prenant soin de les trier dans un tableau.
Nous sauvegardons la feuille de calcul et ouvrons le programme LibreOffice Writer, nous commençons à écrire ou à créer le modèle fixe à utiliser pour le publipostage, puis nous ouvrons le menu Outils et cliquez sur l’article Assistant de série impression.
A partir de cet écran, nous pouvons choisir de démarrer à partir du document déjà ouvert ou de charger un autre document ou un modèle téléchargé sur Internet; une fois le choix fait, appuyez sur Suivant, sélectionnez si vous souhaitez créer une lettre ou un e-mail et appuyez à nouveau sur Suivant pour nous retrouver dans l’écran le plus important, où vous pouvez entrer le bloc d’adresses.
Cliquez maintenant sur Sélectionnez la liste de diffusion et, dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur ajouter pour pouvoir ajouter le tableur créé précédemment avec Calc (notamment le tableau croisé dynamique créé pour trier les données).
Une fois les données flexibles chargées, nous cliquons sur Autre pour choisir le format des données, puis sélectionnez Combiner les champs pour pouvoir choisir quelles données utiliser dans le format choisi.
Maintenant, continuons d’accord, nous vérifions si tous les documents générés ont les données que nous avons téléchargées puis appuyez à nouveau sur Suivant, choisissez la forme de salutation la plus appropriée, appuyez à nouveau sur Suivant et ajustez la disposition des données dans le document, afin de pouvoir prévisualiser le résultat final.
Nous reviendrons sur le document Writer, divisé cette fois en autant de documents qu’il y a de tirages à faire (on verra apparaître une nouvelle barre d’outils en haut). Pour démarrer le processus d’impression, appuyez simplement sur l’icône Imprimer des documents composés.
Conclusion
Le publipostage peut être très utile au bureau lorsque nous devons envoyer un seul document à plusieurs personnes et en fait nous n’avons qu’à changer le message de bienvenue, l’en-tête et les salutations finales sur chacun d’eux. Il peut également être très utile à la maison pour créer des invitations de mariage, des invitations spéciales ou des cartes personnalisées pour chaque invité : en suivant les étapes que nous avons illustrées, nous pourrons effectuer un publipostage en utilisant à la fois Word et Excel (disponibles en tant que programmes payants) et LibreOffice (disponible gratuitement).
Vous ne savez pas comment créer des étiquettes dans Word ? Nous n’aurons pas à faire est de lire notre guide sur Comment faire des étiquettes avec Word.
Si par contre nous devons faire une facture sous Excel, nous vous invitons à lire notre article Comment créer une facture avec Excel, à partir de zéro, simple et personnalisée.
En guise de lecture finale, nous vous recommandons de jeter un œil à Comment imprimer des cartes de visite avec Word ou LibreOffice, vraiment utile si vous avez besoin de beaucoup de cartes de visite avec des données fixes.
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