Comment créer un Drive partagé
Voulons-nous partager un espace cloud avec des amis, des parents ou des collègues ? Voyons comment le faire avec Google Drive.
L’espace cloud disponible sur Google Drive est principalement vu comme un espace strictement personnel, où conserver nos documents confidentiels ou encore où conserver des fichiers Word ou PDF et des documents que nous ne souhaitons pas que d’autres utilisateurs lisent par erreur depuis notre PC. Mais en plus d’être un excellent espace personnel et privé, Google Drive peut aussi le devenir espace cloud partagé, afin de pouvoir échanger tout type de fichier entre collègues de travail (d’autant plus si on travaille déjà en smart working).
Voyons dans ce guide comment créer un disque partagé (payant ou gratuit), afin que nous puissions partager nos fichiers rapidement et facilement et, si nécessaire, permettre également à d’autres utilisateurs de sauvegarder des fichiers au sein de notre espace).
Comment utiliser les Drive partagés
L’espace Cloud Drive peut être partagé avec d’autres utilisateurs en suivant scrupuleusement les procédures décrites dans les chapitres suivants ; nous devrons également faire attention aux autorisations que nous donnons aux utilisateurs, afin de ne pas nous retrouver avec de mauvaises surprises. Dans un chapitre dédié nous vous montrerons également comment accéder à un Drive partagé par un autre utilisateur, afin de savoir également comment intervenir si nous sommes invités à participer à un Drive partagé.
Créer un disque en ligne partagé
Pour créer un lecteur partagé, nous devons nécessairement avoir un compte Google Workspace, le seul moyen d’accéder à des Drive partagés et de les créer ; si nous n’avons pas encore de compte Google Workspace, nous pouvons souscrire à un abonnement de 5 euros par mois ou contacter l’employeur pour accéder au Drive partagé de l’entreprise. Une fois que vous avez accédé à votre compte, cliquez en haut à gauche Neuf, sélectionnez Drive partagés, attribuez un nom à votre guise puis cliquez sur Créer confirmer.
L’espace partagé a été créé ; pour pouvoir ajouter de nouveaux membres au Drive partagé sélectionnez le nom du Drive dans la colonne de gauche, appuyez sur Ajouter des membres en haut puis ajoutez des noms (si déjà présents dans notre carnet de contact Google) ou les adresses e-mail des personnes que nous souhaitons ajouter puis appuyez sur soumettre.
Maintenant que les personnes ont été ajoutées, il est temps de remplir le disque partagé avec nos fichiers commerciaux prêts à l’emploi ou d’en créer de nouveaux directement dans Google Workspace (qui propose également une suite bureautique en ligne très similaire à Office). Pour ajouter ou créer de nouveaux fichiers sélectionnez le lecteur partagé dans la colonne de gauche, cliquez sur Neuf alors on choisit entre Dossier, Téléchargement de fichiers, Télécharger un dossier ou cliquez sur l’un des éléments de la suite Google Docs.
Tous les documents présents dans le Drive partagé peuvent être consultés, modifiés, téléchargés ou uniquement affichés en fonction des autorisations que nous souhaitons attribuer à chaque utilisateur qui participe au Drive partagé.
Gérer les autorisations et les accès du Drive partagé
Si l’on veut choisir les autorisations à attribuer à chaque utilisateur ayant accès à notre Drive partagé, appuyez à nouveau sur le nom de l’espace partagé (dans la colonne de gauche), appuyez en haut sur le nombre de membres participants et, pour chacun d’eux, cliquez à côté du nom pour choisir les autorisations à attribuer à chacun d’eux.
le Responsable c’est nous ou celui qui a créé le lecteur partagé et qui a les autorisations les plus élevées (y compris l’ajout et la suppression de membres, ainsi que la gestion de tous les fichiers) ; les autorisations les plus élevées que nous pouvons attribuer à d’autres utilisateurs sont Gestionnaire de contenu (peut tout faire avec les fichiers sauf effacer la corbeille de fichiers, inviter de nouveaux membres et modifier les autorisations) ou Collaborateur (peut afficher et modifier des fichiers, mais avec des autorisations limitées).
Si, d’autre part, nous voulons attribuer des autorisations très limitées pour les utilisateurs occasionnels ou ceux qui font récemment partie du personnel, nous pouvons attribuer les autorisations Commentateur ou alors Téléspectateur; si à la place nous voulons supprimer un membre, utilisez simplement l’élément Supprimer un membre, mais seulement si nous sommes Responsable du lecteur partagé.
Si nous sommes invités à un Drive partagé il suffit d’accepter l’invitation arrivée par e-mail, pour que l’espace commun apparaisse dans la colonne de gauche au sein de notre Google Drive (avec les autorisations attribuées par le gestionnaire) ; dans ce cas il n’est pas obligatoire que nous (et les autres utilisateurs) disposions de Google Workspace (ce qui est plutôt demandé au Manager, afin d’obtenir tous les outils et l’espace nécessaire pour travailler).
Comment créer un espace commun sans Google Workspace
Si nous n’avons pas de compte Google Workspace et que nous souhaitons simplement partager des fichiers simples avec des amis ou des parents, nous pouvons également nous contenter de la version gratuite de Google Drive en créant un dossier partagé. Pour continuer, ouvrez la page Web de notre Google Drive, appuyez en haut à gauche sur Mon Drive, on appuie sur Neuf et nous sélectionnons Dossier. Dans la nouvelle fenêtre, nous choisissons le nom du dossier, cliquez sur Créer et, dès qu’il apparaît dans notre espace cloud, nous faisons un clic droit dessus et sélectionnons l’élément partager.
Dans la fenêtre qui apparaîtra, ajoutez les noms ou adresses email des utilisateurs avec qui partager le dossier, choisissez les autorisations à attribuer puis appuyez sur finir.
Comme alternative à Google Drive, vous pouvez en utiliser d’autres Services Cloud gratuits pour enregistrer des fichiers en ligne comme Onedrive, Dropbox ou d’autres moins connus comme pCloud.
Conclusion
Au niveau de l’entreprise ou de l’école, le lecteur partagé est l’une des méthodes les plus efficaces et les plus sûres pour échanger des fichiers lorsque nous travaillons en smart working ou que nous voulons donner accès à des documents, des examens ou des diapositives aux étudiants, sans avoir à travailler trop dur (juste faites glisser les fichiers dans le Drive partagé ou déplacez-les du Drive personnel vers l’espace cloud). Si nous n’avons pas Google Workspace, nous pouvons toujours créer des dossiers partagés pour nos amis et nos proches, sans rien payer (attention à l’espace restant !).
Pour devenir un utilisateur expert de Drive, nous vous invitons à lire le Guide d’utilisation de Google Drive / Docs en tant qu’expert et le Meilleures extensions pour Google Drive / Docs (sur Chrome).
Si nous voulons combiner Drive avec d’autres outils utiles pour un travail intelligent, il suffit de lire notre analyse approfondie Programmes de travail intelligents pour travailler à domicile.
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