Comment créer des e-mails à l’aide de formules Excel
Excel peut devenir un excellent outil pour automatiser l’envoi d’e-mails aux collaborateurs et clients. Sans recourir à l’utilisation de scripts et sans utiliser de macros, vous pouvez créer des e-mails avec Excel en utilisant uniquement des formules.
La procédure à suivre est très simple: supposons que vous ayez une liste d’adresses e-mail qui se succèdent dans une seule colonne Excel.
Dactylographie = LIEN HYPERTEXTE dans l’une des colonnes voisines à droite, vous pouvez profiter de la fonction Excel qui vous permet de créer un lien cliquable pour que le logiciel Microsoft compose automatiquement un email.
Dans l’exemple, la formule a été structurée comme suit:
= HYPERLINK (« mailto: » & B4; « Envoyer un e-mail »)En cliquant sur le lien qu’Excel affichera dans la cellule, le client de messagerie défini par défaut s’ouvrira et le champ du destinataire sera défini avec l’adresse e-mail lue à partir de la cellule B4.
La chaîne « Envoyer un e-mail« est le texte choisi pour demander à Excel de créer l’e-mail.
L’URI (Identificateur de ressource uniforme) mailto: il doit être connu de quiconque a créé une page Web. Il est utilisé pour créer un e-mail à partir d’un lien à l’aide du client de messagerie par défaut.
En changeant la formule en = HYPERLINK (« mailto: » & B4 & « ? Subject = » & $ B $ 1; « Envoyer un e-mail ») Excel ajoute également dynamiquement l’objet de l’e-mail en utilisant dans ce cas le contenu de la cellule B1.
Notez l’utilisation de la syntaxe ? sujet = pour créer des e-mails avec le sujet indiqué.
En cliquant sur le lien hypertexte, la fenêtre de rédaction du client de messagerie s’ouvrira et le destinataire et le sujet seront pré-remplis.
Pour ajouter le corps du message, ajoutez simplement & corps =. Exemple:
= HYPERLINK (« mailto: » & B4 & « ? Subject = » & $ B $ 1 & « & body = » & $ B $ 2; « Envoyer un e-mail »)
Pour finalement aller à la tête dans le corps du texte, à l’intérieur de la formule il faudra utiliser le codage spécial % 0A.
Vous pouvez également utiliser les paramètres supplémentaires ? cc = est ? bcc = pour envoyer l’e-mail à d’autres contacts pour information (en séparant les adresses e-mail par des virgules). Le paramètre ? bcc = est la « copie invisible » classique qui vous permet de ne pas montrer aux destinataires de l’e-mail certaines adresses e-mail.
Comme vu dans l’exemple, nous avons utilisé Excel en ligne (accédez simplement à cette page après vous être connecté avec votre compte d’utilisateur Microsoft) mais la même procédure peut également être utilisée avec Office 365 ou avec le package Office traditionnel installé localement.
En faisant glisser la formule vers le bas (agir sur le carré dans le coin inférieur droit), elle sera appliquée aux cellules ci-dessous, donc le lien Envoyer un e-mail vous permettra de composer un email différent en fonction du destinataire.
Dans la formule, le symbole $ a été utilisé pour «figer» les lignes et les colonnes indiquées. Par example, 1 milliard de dollars s’assure que même en faisant glisser la formule, il lit toujours le contenu de la cellule B1.
En combinant l’exemple de formule que nous avons vu avec d’autres formules, de puissantes feuilles de calcul Excel peuvent être créées qui peuvent être utilisées dans de nombreux domaines d’application.
Dans l’exemple de la figure, Excel calcule les factures expirées et affiche un «S» dans la colonne K au cas où le solde n’est pas encore arrivé.
Une formule comme celle-ci vous permet de rédiger un e-mail de rappel simple qui peut être personnalisé à votre guise:
= IF (K4 = « S »; HYPERLINK (« mailto: » & D4 & « ? Subject = N ° de facture. » & G4 & « expiré & body = La » & G4 & « facture en euros » & H4 & « a expiré. % 0AV Veuillez payer « ; » Envoyer un rappel « ); » « )
La clause SOI dans la formule, il vérifie la présence de la chaîne « S » et affiche le lien Envoyer un rappel seulement en cas de besoin.
Une curiosité. Le nom de domaine « acmeinc », acronyme de « A Company Making Everything », rappelle la société imaginaire de l’univers Looney Tunes et a été choisi par nous comme exemple. La chose curieuse est que le domaine a été enregistré par Google à l’époque.
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